Category: FME KNOWLEDGE ASSESSMENT (KA)

QUESTION 1

Upon the understanding of Project Management definition, It is essential for FM Executive to gather related project information, documentations and references in order to visualize the bigger picture of the entire project and to articulate the deliverables required by the client. Generally, the term for this is project scope of work.

List five (5) of the deliverables. (25 Marks)

---

QUESTION 2

Upon the understanding of Project Management definition, it is essential for FM Executive to gather related project information, documentations and references in order to visualize the bigger picture of the entire project and to articulate the deliverables required by the client. Generally, the term for this is project scope of work.

Explain five (5) deliverables Identification of Project Management. (25 Marks)

Lima (5) serahan Pengenalpastian Pengurusan Projek

1. Piagam Projek (Project Charter)
Dokumen rasmi yang memberi kuasa kepada projek untuk dimulakan. Ia merangkumi:
i. Tujuan dan objektif projek
ii. Skop dan batasan projek
iii. Pihak berkepentingan utama
iv. Sumber yang diperlukan
v. Anggaran masa dan kos. Piagam ini penting untuk memastikan semua pihak memahami matlamat dan skop projek dengan jelas.

2. Penyata Skop Projek (Project Scope Statement)
i. Dokumen yang memperincikan apa yang termasuk dan tidak termasuk dalam projek.
ii. Menetapkan sempadan projek
iii. Mengelakkan perubahan skop yang tidak terkawal
iv. Memberi panduan kepada pasukan projek mengenai apa yang perlu dicapai
v. Penyata skop ini juga menyenaraikan objektif, hasil yang diharapkan, dan kriteria kejayaan projek.

3. Struktur Pecahan Kerja (Work Breakdown Structure – WBS)
i. WBS adalah penguraian hierarki kerja projek menjadi komponen yang lebih kecil dan mudah diurus.
ii. Membantu dalam perancangan dan penjadualan
iii. Memudahkan pengurusan kos dan sumber
iv. Memberi gambaran jelas tentang tugas-tugas yang perlu dilaksanakan
v. WBS memastikan semua aspek kerja projek dikenal pasti dan tiada yang terlepas pandang.

4. Analisis Pihak Berkepentingan (Stakeholder Analysis)
i. Proses mengenal pasti individu atau kumpulan yang terlibat atau terkesan oleh projek.
ii. Menentukan keperluan dan jangkaan pihak berkepentingan
iii. Membantu dalam merancang strategi komunikasi
iv. Meningkatkan sokongan dan penglibatan mereka dalam projek
v. Memahami pihak berkepentingan adalah kunci untuk pengurusan hubungan yang berkesan sepanjang projek.

5. Penilaian Risiko Awal (Initial Risk Assessment)
i. Mengenal pasti potensi risiko yang boleh menjejaskan projek.
ii. Membantu dalam merancang langkah mitigasi awal
iii. Mengurangkan kemungkinan kelewatan atau kos tambahan
iv. Meningkatkan kebarangkalian kejayaan projek
v. Penilaian risiko awal membolehkan pasukan projek bersedia menghadapi cabaran yang mungkin timbul.

---

QUESTION 3

Scope of the project, possibly referring to the Terms of Reference (TOR) of a Facilities Management contract.

List down five (5) items categorised under Scheduled Waste Management. (25 Marks)

1. Buangan logam dan buangan berasaskan logam (SW1xx):
SW 101 Buangan yang mengandungi arsenik atau sebatiannya
SW 102 Buangan bateri asid plumbum dalam bentuk sempurna atau hancur
SW 103 Buangan bateri yang mengandungi kadmium dan nikel atau raksa atau litium
SW 104 Debu, sanga, dros atau abu yang mengandungi arsenik, raksa, plumbum, kadmium, kromium, nikel, kuprum, vanadium, berilium, antimony, tellurium, talium, atau selenium, tidak termasuk sanga daripada kilang besi dan keluli
SW 105 Enap cemar galvani
SW 106 Sisa daripada pemerolehan kembali likuor penjerukan asid
SW 107 Sanga daripada pemprosesan kuprum bagi pemprosesan lanjut atau penapisan yang mengandungi arsenic, plumbum, atau kadmium.
SW 108 Sisa larutan resap daripada pemprosesan zink dalam bentuk debu dan enap cemar
SW 109 Buangan yang mengandungi raksa atau sebatiannya.
SW 110 Buangan daripada pemasangan elektrikal dan elektronik yang mengandungi komponen seperti akumulator, suis raksa, kaca daripada tiub sinar katod dan kaca teraktif atau kapasitor bifenil terpoliklorin yang lain, atau yang dicemari dengan kadmium, raksa, plumbum, nikel, kromium, kuprum, litium, perak, mangan, atau bifenil terpoliklorin

2. Buangan yang mengandungi terutamanya juzuk tidak organik yang mungkin mengandungi logam dan bahan organik (SW2xx):
SW 201 Buangan asbestos dalam bentuk enap cemar, debu atau gentian
SW 202 Buangan mangkin
SW 203 Buangan terjadual tidak boleh bergerak termasuklah enap cemar yang ditetapkan secara kimia, dikapsulkan, dipejalkan atau distabilkan
SW 204 Enap cemar yang mengandungi satu atau beberapa logam termasuklah kromium, kuprum, nikel, zink, plumbum, kadmium, aluminium, timah
vanadium dan berilium
SW 205 Buangan gypsum yang terhasil daripada proses industri kimia atau loji janakuasa
SW 206 Asid tidak organik terpakai
SW 207 Enap cemar yang mengandungi fluorida

3. Buangan yang mengandungi terutamanya juzuk organik yang mungkin mengandungi logam dan bahan tidak organik (SW3xx):
SW 301 Asid organik terpakai dengan pH yang kurang daripada atau sama dengan 2 yang mengakis atau berbahaya
SW 302 Buangan fluks yang mengandungi campuran asid organik, pelarut atau sebatian ammonium klorida
SW 303 Buangan pelekat atau glu yang mengandungi pelarut organik tidak termasuk bahan polimer pepejal
SW 304 Kek tekan daripada prapengolahan lai sabun gliserol
SW 305 Minyak pelincir terpakai
SW 306 Minyak hidroulik terpakai
SW 307 emulsi minyak mineral-air terpakai
SW 308 Enap cemar kapal tangki minyak
SW 309 Campuran minyak-air seperti air balast
SW 310 Enap cemar dari tangki penyimpanan minyak mineral
SW 311 Buangan minyak atau enap cemar berminyak
SW 312 Sisa berminyak dari bengkel automotif, stesen servis minyak atau perangkap gris
SW 313 Tanah yang dicemari minyak daripada penapisan semula minyak pelincir terpakai
SW 314 Minyak atau enap cemar daripada operasi penyenggaraan loji penapisan minyak
SW 315 Tar atau sisa bertar dari loji penapisan minyak atau loji petrokimia
SW 316 Enap cemar asid
SW 317 Sebatian organologam terpakai termasuklah plumbum tetraetil, plumbum tetrametil dan sebatian organotimah
SW 318 Buangan, bahan dan artikel yang mengandungi atau yang dicemari dengan bifenil terpoliklorin (BFT) atau trifenil terpoliklorin (TFT)
SW 319 Buangan fenol atau sebatian fenol termasuklah klorofenol dalam bentuk cecair atau enapcemar
SW 320 Buangan yang mengandungi formadehid
SW 321 Buangan atau enap cemar getah atau lateks yang mengandungi pelarut organik atau logam berat
SW 322 Buangan pelarut organik bukan terhalogen
SW 323 Buangan pelarut organik terhalogen
SW 324 Buangan sisa penyulingan tidak berair terhalogen atau bukan terhalogen yang terhasil daripada proses permeolehan kembali pelarut organik
SW 325 Buangan resin tidak matang yang mengandungi pelarut organik atau logam berat termasuklah resin epoksi dan resin fenolik
SW 326 Buangan sebatian fosforus organik
SW 327 Buangan cecair terma (pemindahan haba) seperti glikol etilena

4. Buangan yang mungkin mengandungi sama ada juzuk tidak organik atau organik (SW4xx):
Kategori ini termasuk bekas terbuang, bahan kimia makmal usang dan banyak lagi.
SW 401 Alkaili terpakai yang mengandungi logam berat
SW 402 Alkali terpakai dengan pH yang lebih daripada atau sama dengan 11.5 yang mengakis atau berbahaya
SW 403 Dadah terbuang yang mengandungi bahan psikotrofik atau yang mengandungi bahan yang bertoksik, berbahaya, karsinogenik, mutagenik atau teratogenik
SW 404 Buangan patogenik, buangan klinikal atau bahan yang dikuarantinkan
SW 405 Buangan yang terhasil daripada peyedian dan pengeluaran barangan farmaseutikal
SW 406 Klinker, sangan, abu, dari penunu buangan terjadual
SW 407 Buangan yang mengandungi dioksin dan furan
SW 408 Tanah, puing, atau bahan tercemar yang terhasil daripada pembersihan tumpahan bahan kimia, minyak mineral, atau buangan terjadual
SW 409 Bekas, beg atau kelengkapan yang dilupuskan yang dicemari dengan bahan kimia, racun mahkluk perosak, minyak mineral atau buangan terjadual
SW 410 Kain buruk, plastik, kertas atau turas yang dicemari dengan buangan terjadual
SW 411 Karbon teraktif yang terpakai tidak termasuk karbon daripada pengolahan air boleh diminum dan proses industri makanan dan penghasilan vitamin
SW 412 Enap cemar yang mengandungi sianida
SW 413 Garam terpakai yang mengandungi sianida
SW 414 Larutan alkali berair terpakai yang mengandungi sianida
SW 415 Minyak pelindapan terpakai yang mengandungi sianida
SW 416 Enap cemar dakwat, cat pigmen, lakuer, perwarna atau varnis
SW 417 Buangan dakwat, cat, pigmen, lakuer, perwarna atau varnis
SW 418 Produk dakwat, cat, pigmen, lakuer, perwarna atau varnish yang terbuang atau yang tidak mengikut spesifikasi yang mengandungi pelarut organik
SW 419 Diisosianat terpakai dan sisa sebatian isosianat tidak termasuk bahan berpolimer pepejal daripada proses pengilangan busa
SW 420 Larutan resap dari tapak pelupusan buangan terjadual
SW 421 Campuran buangan terjadual
SW 422 Campuran buangan terjadual dan buangan tidak terjadual
SW 423 Larutan pemprosesan terpakai, bahan kimia fotografi terbuang atau buangan fotografi terbuang
SW 424 Agen pengoksidaan terpakai
SW 425 Buangan daripada pengeluaran, formulasi, perdagangan atau penggunaan racun mahkluk perosak, racun herba atau biosid
SW 426 Produk yang tidak mengikut spesifikasi daripada pengeluaran, formulasi, perdagangan, atau penggunaan racun mahkluk perosak, racun herba, atau biosid.
SW 427 Enap cemar mineral termasuklah enap cemar kalsium hidroksida, enap cemar pemfosfatan, enap cemar kalsium sulfit dan enap cemar karbonat
SW 428 Buangan daripada operasi pengawetan kayu yang menggunakan garam tidak organik yang mengandungi kuprum, kromium, atau arsenik daripada sebatian fluoride atau yang menggunakan sebatian yang mengandungi fenol berklorin atau kreosot
SW 429 Bahan kimia yang terbuang atau tidak mengikut spesifikasi
SW 430 Bahan kimia makmal yang usang
SW 431 Buangan daripada pengilangan atau pempresesan atau penggunaan bahan letupan
SW 432 Buangan yang mengandungi, yang terdiri daripada, atau yang dicemari dengan peroksida

5. Bahan buangan lain (SW5xx):
Ini termasuk sebarang sisa daripada rawatan atau pemulihan sisa terjadual, dan sisa berbahaya yang tidak ditentukan lain.
SW 501 Apa-apa sisa daripada pengolahan atau pemerolehan kembali buangan
terjadual
i. Sisa pepejal atau cecair yang terhasil daripada proses rawatan kimia, fizikal, atau biologi terhadap buangan terjadual.
ii. Sisa penapisan, lumpur, atau residu daripada sistem rawatan air buangan industri.
iii. Sisa campuran yang terhasil daripada gabungan beberapa jenis buangan terjadual.

---

QUESTION 4

Meetings are normally held at regular intervals. In a large facility and in a large FM contract there may be more than one meeting that are required, in order to effectively and efficiently address issues and communicate matters regarding the service delivery. Strategic, tactical and operational concerns may be handled by separate sets of people grouped under committees.

Explain Steering Committee, Technical Committee and Special Committees. (25 Marks)

1. Jawatankuasa Pemandu – menyediakan bimbingan dan pengawasan peringkat tinggi untuk projek atau segmen organisasi, memastikan penjajaran dengan matlamat dan objektif perniagaan.
i. Ini terdiri daripada pengurusan kanan kedua-dua organisasi (penyedia perkhidmatan dan pelanggan).
ii. Mesyuarat biasanya diadakan setiap suku tahun, atau setengah tahun untuk menangani perkara strategik.
iii. Jawatankuasa meneruskan hala tuju masa hadapan, menunjukkan komitmen dan menjalin hubungan.
iv. Peranan – Menyediakan hala tuju strategik, membuat keputusan penting, memantau kemajuan projek dan memastikan penjajaran dengan matlamat organisasi.
v. Komposisi – Lazimnya termasuk profesional berpangkat tinggi atau wakil daripada pelbagai jabatan yang mempunyai kepentingan dalam projek itu.
vi. Tanggungjawab – Pengawasan, perancangan strategik, pembuatan keputusan, penyelesaian isu dan memastikan pematuhan projek dengan dasar organisasi.

2. Jawatankuasa Teknikal – memberi tumpuan kepada aspek teknikal kawasan tertentu, selalunya terlibat dalam pembangunan standard.
i. Semua wakil teknikal organisasi yang terlibat dalam dalam jawatankuasa ini.
ii. Mesyuarat biasanya secara bulanan, dan semakan prestasi penyampaian perkhidmatan adalah tunjang utama dalam agenda mesyuarat.
iii. Perbincangan dan kata putus sesuatu tindakan akan dibahaskan dan dipersetujui dalam mesyuarat ini.
iv. Peranan – Memberi tumpuan pada aspek teknikal bidang atau bidang minat tertentu, seperti pembangunan piawaian atau penyelidikan teknikal.
v. Komposisi – Selalunya termasuk pakar dari industri, akademia dan kerajaan, yang mewakili pelbagai pihak berkepentingan.
vi. Tanggungjawab – Membangunkan standard, menjalankan penyelidikan, menyediakan kepakaran teknikal, dan membuat cadangan kepada badan peringkat lebih tinggi.

3. Jawatankuasa Khas – kumpulan ad hoc sementara yang dibentuk untuk menangani isu atau tugas tertentu, selalunya dengan skop dan jangka hayat yang ditentukan.
i. Dalam kemudahan besar dibahagikan kepada beberapa zon.
ii. Setiap zon mungkin ingin mengadakan mesyuarat berkala sendiri untuk dilalui isu operasi khusus untuk proses yang dijalankan di zon.
iii. Contohnya, dalam kampus, fakulti dan kawasan asrama boleh masuk dua zon berasingan (kerana setiap satu menjalankan aktiviti yang berbeza dan selalunya dipisahkan secara geografi). Dalam kes ini, dua jawatankuasa khas boleh dibentuk untuk menangani perkara harian.
iv. Peranan – Dibentuk untuk menangani isu atau tugas tertentu yang bukan dalam skop jawatankuasa sedia ada.
v. Komposisi – Boleh terdiri daripada ahli lembaga pengarah, pakar atau individu lain yang mempunyai kepakaran yang berkaitan.
vi. Tanggungjawab – Menyiasat perkara tertentu, memberikan cadangan, atau menjalankan tugas tertentu. Mereka sering mempunyai jangka hayat yang terhad dan larut setelah tujuan mereka dipenuhi.

---

 

QUESTION 1

Despite the unavailability of the specific document hierarchy and names ISO 9001:2015 has no restriction for organization to use any name of document or record as long as it meets the definition of documented information. For ease of reference the hierarchy and names of documents specifically mentioned in the previous version of ISO 9001 such as quality management, quality plan, procedure and record will be used throughout this module.

a) Elaborate the sequence of the Hierarchy of Quality System Documentation. (20 Marks)

1. Manual Kualiti
   • Dasar kualiti menerangkan dedikasi syarikat terhadap kualiti dan matlamat serta sasaran untuk memberikan kecemerlangan.
   • Mentakrifkan sempadan sistem pengurusan kualiti dan produk atau perkhidmatan yang digunakan untuknya.
   • Istilah yang digunakan dalam Manual Kualiti diterangkan dengan jelas supaya semua orang dalam organisasi mengetahui maksudnya.
   • Kawalan dokumentasi ialah prosedur untuk menguruskan dokumen dan rekod yang berkaitan dengan pengurusan kualiti. Termasuk kawalan versi dan akses dokumen.
2. Prosedur Kualiti
   • Prosedur ini adalah garis panduan untuk menjamin bahawa sistem pengurusan kualiti disediakan dan diikuti dengan betul.
   • Kawalan Dokumen adalah untuk mengurus dokumen dalam sistem termasuk mencipta, menyemak, meluluskan dan mengedarkan dokumen, semuanya mengikut proses yang telah ditetapkan sebelum ini.
   • Prosedur latihan adalah untuk memberi kemahiran dan pengetahuan yang diperlukan kepada pekerja supaya mereka memahami peranan dan tanggungjawab mereka dalam QMS.
   • Prosedur melibatkan menjalankan audit dalaman untuk menganalisis pematuhan dengan keperluan QMS.
3. Arahan Kerja
   • Arahan kerja adalah penting untuk membimbing pekerja tentang cara melakukan tugas tertentu dalam suasana profesional.
   • Arahan kerja memastikan konsistensi, tidak kira siapa yang melaksanakan tugas.
   • Arahan kerja bertindak sebagai pembantu latihan untuk pekerja baru.
   • Kecekapan boleh dicapai oleh pekerja boleh menyelesaikan tugas dengan cepat dengan panduan langkah demi langkah.
4. Rekod Kualiti
   • Maklumat yang dibuat, diterima atau diselenggara sebagai bukti operasi, keputusan, tindakan atau perkara yang berkaitan.
   • Bantu organisasi menjejaki kemajuan ke arah objektif, mengenali bidang untuk penambahbaikan, & mengambil tindakan pembetulan jika perlu.
   • Rekod menyediakan rujukan sejarah untuk membuat keputusan masa hadapan & boleh digunakan semasa audit luaran atau penilaian pensijilan.
   • Jenis rekod termasuk dasar kualiti, prosedur yang didokumenkan, rekod audit, rekod latihan dan laporan ketidakpatuhan.

b) List five (5) the roles and functions of leaders, managers and executives in quality management. (5 Marks)

1. Visi dan strategi – Tetapkan hala tuju untuk pengurusan kualiti dan beri inspirasi kepada pasukan untuk meneruskan peningkatan berterusan.
2. Pembangunan budaya – Memupuk persekitaran tempat kerja yang mengutamakan kualiti dan inovasi.
3. Kawalan dan penambahbaikan proses – Mengawasi proses kualiti harian.
4. Peruntukan sumber – Urus tenaga kerja, alatan dan teknologi untuk mengoptimumkan hasil yang berkualiti.
5. Penyelesaian masalah – Kenal pasti isu, analisis punca, dan laksanakan tindakan pembetulan.

---

QUESTION 2

You are appointed as an ISO internal auditor for ISO 9001 in your organization.

Analyse the five (5) steps required to conduct the audit session. (25 Marks)

1. Rancangan Audit
i. Internal Quality Audit (IAQ) dikendalikan oleh Eksekutif Pengurusan Fasiliti mengikut audit
merancang berdasarkan kepentingan operasi kepada QMS, oleh individu yang bebas daripada operasi yang diaudit. Juruaudit terlatih akan digunakan untuk menjalankan IQA.
ii. Ia sepatutnya menjadi dasar untuk mengaudit QMS sekurang-kurangnya setiap tahun.
iii. . Keputusan IQA akan dilaporkan kepada pengurusan organisasi yang diaudit yang akan mengambil tindakan.
iv. Keputusan keseluruhan IQA akan dilaporkan dan dibentangkan kepada Pengurus Fasiliti atau wakil pengurusan yang dilantik untuk Kualiti dalam semakan pengurusan.
v. Audit susulan digunakan untuk mengesahkan dan merekodkan pelaksanaan dan keberkesanan tindakan pembetulan. Audit keputusan menyumbang kepada semakan tahunan syarikat terhadap QMS.

2. Menjalankan Audit
i. Mesyuarat pembukaan – Untuk memperkenalkan pihak yang mengaudit dan pihak yang diaudit, mengesahkan skop audit dan tujuan audit, mengesahkan jadual waktu audit dan ketersediaan kakitangan pihak yang diaudit, dan mengesahkan pengaturan juruaudit
ii. Aktiviti Audit – Juruaudit hendaklah menjalankan siasatan audit di kawasan tersebut
di mana aktiviti yang berkaitan dilakukan. Senarai semak yang diluluskan hendaklah digunakan sebagai rujukan dan sebagai cara merekod fakta dan bukti.
iii. Mesyuarat Juruaudit – Untuk menilai bukti audit dan mewujudkan tahap pematuhan
Piawaian, Perundangan dan dokumentasi sistem pengurusan yang berkaitan. Menulis secara rasmi sebarang ketidakpatuhan/pemerhatian seperti yang dipersetujui semasa
audit, dan mengenal pasti sebarang isu yang akan dibangkitkan sebagai pemerhatian.
iv. Penutupan Mesyuarat – Untuk membentangkan laporan ringkasan (secara lisan), membentangkan sebarang ketidakpatuhan/pemerhatian dan akan ditandatangani oleh wakil pihak yang diaudit.
v. Aktiviti Susulan – Juruaudit hendaklah membuat susulan kepada semua NCR untuk mengesahkan tindakan yang dipersetujui telah diselesaikan dengan memuaskan

3. Melaporkan Audit
i. Juruaudit Utama hendaklah menulis Laporan Audit secepat mungkin setelah selesai audit. ii. Laporan hendaklah diserahkan kepada Pengurus FM untuk kelulusan.
iii. Salinan apa-apa Nota Penilaian, NCR, Senarai Semak Audit dan Maklum Balas Audit Soal selidik hendaklah disertakan dalam pelaporan.
iv. Juruaudit hendaklah membuat salinan laporan yang perlu diedarkan kepada Wakil Pihak Diaudit, Pengarah Operasi, Pengurus Proses Perniagaan dan lain-lain.
v. Juruaudit hendaklah bertanggungjawab dalam memastikan Keselamatan, Kesihatan dan
Laporan Audit Alam Sekitar disiapkan setelah selesai audit, dan hendaklah menyerahkannya kepada Pengarah Operasi untuk kelulusan.

4. Tindakan Pembetulan
i. Wakil Pihak Diaudit hendaklah memastikan bahawa penemuan yang terkandung dalam
Laporan Audit Proses Perniagaan FM diambil tindakan segera dan sewajarnya.
ii. Tindakan Pembetulan hendaklah dikenal pasti dan digunakan semua ketidakpatuhan.
iii. Dalam menerima NCR, Juruaudit Utama dan Wakil Pihak Diaudit hendaklah
bersetuju dengan tindakan yang dicadangkan, dan jika boleh diterima, tandatangani NCR
iv. Wakil Pihak Diaudit hendaklah memastikan penemuan yang terkandung dalam Laporan Audit Keselamatan, Kesihatan dan Persekitaran diambil tindakan dengan segera dan sewajarnya mengikut keutamaan yang dikelaskan.
v. Pegawai SHE di tapak hendaklah memastikan semua tindakan pembetulan yang diambil adalah mengemaskini dan menyerahkan Status Audit SHE Tindakan Pembetulan kepada
Pengarah Operasi pada setiap bulan.

5. Tindakan susulan
i. Juruaudit/Pengurus FM hendaklah membuat susulan kepada semua NCR untuk mengesahkannya tindakan yang dipersetujui telah diselesaikan dengan memuaskan.
ii. Pengesahan boleh diperolehi melalui lawatan tapak.
iii. Pegawai SHE hendaklah mengemaskini Eksekutif FM atau Pengurus FM dengan
mengemukakan laporan Status Audit Tindakan Pembetulan secara bulanan asas dan mengesahkan semua tindakan pembetulan telah dimulakan oleh tapak.
iv. Pengesahan boleh diperolehi melalui lawatan tapak untuk mengesahkan semula pembetulan tindakan diambil dan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Tapak.
v. Semua disahkan tindakan pembetulan yang diambil untuk bulan tersebut hendaklah diringkaskan untuk rekod dan untuk dibentangkan dalam Mesyuarat Pengurusan.

---

QUESTION 3

Customer Satisfaction Survey (CSS) data shall be analysed to generate indication of service satisfaction level in the various areas.

a) Identify all areas customer satisfaction level to captured. (13 Marks)

b) Determine all acceptable action plan to further improve the services in the areas. (12 Marks)

---

QUESTION 4

All project sites are advised to conduct CSS at least once year. However, the frequency can be increased subject to the condition and operations need at any particular site. Each site to develop its own set of CSS questionnaires. A sample of CSS questionnaires can be established as guideline when developing site specific CSS questionnaires. The number of CSS forms to be issued to customer shall vary from site to site depending on the total population of each site. Sites shall ensure that CSS exercise Is carried out within certain period of time of which the following activities shall take place during that period.

Develop the CSS process requirement for stage one (1 ). (25 Marks)

1. Tentukan Objektif:
i. Nyatakan dengan jelas perkara yang ingin anda capai dengan tinjauan (cth., ukur kepuasan keseluruhan, kenal pasti bidang untuk penambahbaikan, nilai ciri khusus).
ii. Menunjukkan komitmen untuk mendengar pengguna akhir.
iii. Dapatkan maklum balas daripada pengguna akhir tentang perkhidmatan.
iv. Meningkatkan kepuasan pelanggan & kualiti perkhidmatan.
v. Meningkatkan peluang kemampanan kontrak.

2. Kenal pasti Pelanggan Sasaran:
i. Tentukan pelanggan yang akan ditinjau (cth., semua pelanggan, segmen tertentu, pelanggan baharu).
ii. Tahap kepuasan pelanggan dalam Perkhidmatan tertentu (cth. Meja Bantuan,
Perkhidmatan Mekanikal, Perkhidmatan Elektrik, Perkhidmatan Awam, Perkhidmatan Pembersihan, Perkhidmatan Landskap & Perkhidmatan Kawalan Perosak).
iii. Tahap kepuasan pelanggan dalam sesebuah jabatan.
iv. Tahap kepuasan pelanggan dalam bangunan/blok.
v. Tahap kepuasan pelanggan dalam zon yang ditetapkan.

3. Reka Bentuk Tinjauan:
i. Ringkas dan Relevan: Pastikan soalan pendek dan fokus pada objektif tinjauan.
ii. Soalan Boleh Tindakan: Bingkai soalan yang akan memberikan cerapan yang boleh diambil tindakan.
iii. Pelbagai Pilihan dan Skala Penilaian: Gunakan format yang membolehkan analisis mudah.
iv. Soalan Demografi (pilihan): Sertakan soalan untuk memahami profil pelanggan, jika perlu.
v. Sebagai penyedia Perkhidmatan Pengurusan Fasiliti, sentiasa digalakkan mencipta atau mewujudkan soalah tertutup (soalan dengan pilihan jawapan) semasa tinjauan.

4. Kumpul Tinjauan
i. Pengumpulan Data: Tentukan cara data tinjauan akan dikumpul dan disimpan.
ii. Pilih kaedah pengedaran: Edaran borang, melalui emel, atau tinjauan tapak web ialah pilihan biasa.
iii. Cipta baris subjek yang menarik: Tangkap perhatian penerima dan terangkan tujuan tinjauan.
iv. Berikan arahan yang jelas dan terangkan tujuan tinjauan: Ini meningkatkan kepercayaan dan menggalakkan penyertaan.
v. Pertimbangkan untuk menawarkan insentif: Ini boleh meningkatkan kadar tindak balas.

5. Rancangan untuk Analisis:
i. Pelaporan: Kenal pasti cara keputusan akan dibentangkan dan dikongsi.
ii. Perancangan Tindakan: Membangunkan rancangan untuk menangani isu atau kebimbangan yang dikenal pasti oleh tinjauan.
iii. Laporan CSS hendaklah dihasilkan untuk membentangkan keputusan yang dianalisis.
iv. Keputusan yang dianalisis hendaklah dimaklumkan kepada pelanggan dan lengkap
keputusan hendaklah dimajukan kepada Pejabat Korporat organisasi.
v. Susulan untuk rekod dan penambahbaikan berterusan hendaklah dijalankan.

---

 

QUESTION 1

Contract costing is done when the companies first prepare the price during participation in the project tender. For direct negotiation project, the costing Is done prior to sending the proposal to client. There were few factors required when preparing the costing and budget.

Briefly explain five (5) factors to consider when preparing the costing and budget.

a) Manpower Cost (5 Marks)

Adalah penting untuk memastikan bahawa faktor yang betul digunakan apabila mengira kos tenaga kerja kerana kos adalah salah satu yang utama kos dalam Kontrak Pengurusan Fasiliti.
i. Kos Tenaga Kerja Langsung – Merupakan upah yang dibayar kepada pekerja yang terlibat secara langsung dalam proses pengeluaran produk atau penyediaan perkhidmatan. Contohnya termasuk gaji operator mesin dan tukang jahit. Kos ini biasanya berubah mengikut jumlah pengeluaran dan dianggap sebagai kos berubah.
ii. Kos Tenaga Kerja Tidak Langsung – Merangkumi upah kepada pekerja yang tidak terlibat secara langsung dalam pengeluaran tetapi menyokong proses tersebut, seperti penyelia, pengurus kilang, dan pekerja pembersihan. Kos ini dianggap sebagai sebahagian daripada kos overhed dan biasanya bersifat tetap.
iii. Keuntungan Syarikat: Mengurus kos tenaga kerja dengan berkesan dapat meningkatkan margin keuntungan syarikat.
iv. Daya Saing: Syarikat yang mampu mengawal kos tenaga kerja dapat menawarkan harga yang lebih kompetitif di pasaran.
v. Perancangan Sumber Manusia: Memahami struktur kos tenaga kerja membantu dalam merancang pengambilan pekerja dan latihan yang diperlukan.

b) Specialist Contractor Cost (5 Marks)

Kontraktor Khusus ialah kontraktor yang mesti diambil dalam Kontrak Pengurusan Fasiliti cth. Lif, UPS, kontraktor penyelenggaraan eskalator dan lain-lain.
i. Syarikat harus mendapatkan sebut harga yang sesuai untuk kerja yang akan dilakukan semasa proses tender.
ii. Bilangan peralatan yang perlu diselenggara dan bilangan penyelenggaraan yang perlu dilakukan mestilah tepat.
iii. Anggaran Fi profesional seperti arkitek (8% – 15% daripada kos pembinaan), jurutera (6% – 12%), dan juruukur tanah (2% – 4%)
iv. Anggaran kos kontraktor khusus mengikut jenis kerja juga dipengaruhi berdasarkan lokasi kerja.
v. Selain itu spesifikasi projek (bahan dan material) juga memainkan peranan penting dalam penentuan kos Kontraktor Khusus ini.

c) Materials and Ad-Hoc Services Cost (5 Marks)

Ia penting untuk syarikat untuk melakukan lawatan tapak untuk memastikan keadaan
bangunan dan jenis infrastruktur yang terdapat di kemudahan untuk diuruskan. Ini akan membantu dalam menentukan jumlah bahan dan perkhidmatan ad-hoc yang digunakan dalam kemudahan tersebut. Kos material dan perkhidmatan ad-hoc boleh diuruskan dengan cara;
i. Perancangan Awal: Rancang keperluan material dan perkhidmatan ad-hoc sejak awal untuk mengelakkan kos tambahan yang tidak dijangka.
ii. Dapatkan Sebut Harga: Sentiasa dapatkan sebut harga daripada beberapa pembekal atau kontraktor untuk memastikan harga yang kompetitif.
iii. Beli Secara Pukal: Membeli bahan binaan dalam kuantiti besar boleh memberikan diskaun dan mengurangkan kos penghantaran.
iv. Kualiti Bahan: Pilih bahan binaan yang berkualiti tinggi untuk memastikan ketahanan dan mengurangkan kos penyelenggaraan jangka panjang.
v. Pemantauan Kos: Sentiasa memantau perbelanjaan untuk memastikan projek pembinaan berjalan mengikut bajet yang ditetapkan.

d) Machineries, Plants, Tools & Equipment Cost (5 Marks)

Kos bagi mesin, loji, alatan dan peralatan yang digunakan untuk menjalankan Perkhidmatan FM. Pertimbangan sama ada untuk mengupah atau memiliki mesin, loji, alatan dan peralatan akan memberi impak kepada anggaran kos. Antara faktor yang memepengaruhi adalah seperti berikut;
i. Lokasi Projek: Kawasan bandar seperti Kuala Lumpur dan Selangor mungkin mempunyai kos sewaan yang lebih tinggi berbanding kawasan luar bandar.
ii. Tempoh Sewa: Sewaan jangka panjang biasanya menawarkan kadar yang lebih rendah berbanding sewaan jangka pendek.
iii. Ketersediaan Peralatan: Permintaan tinggi terhadap peralatan tertentu boleh menyebabkan kenaikan harga sewaan.
iv. Kos Pengangkutan: Kos untuk menghantar dan mengambil peralatan dari tapak projek turut mempengaruhi jumlah keseluruhan.
v. Penyelenggaraan Berkala: Peralatan yang digunakan di tapak ada kos penyelenggaraan dan perlu diselenggara dengan baik untuk mengelakkan kos tambahan akibat kerosakan.

e) Main Contractor’s Profit & Overhead (5 Marks)

Perbelanjaan yang ditanggung dalam mengawal dan mengarahkan organisasi, tetapi tidak secara langsung boleh dikenal pasti dengan operasi pembiayaan, pemasaran atau pengeluaran. Beberapa faktor yang mempengaruhi kos overhed dan kadar keuntungan kontraktor termasuk:

i. Saiz dan Struktur Organisasi: Syarikat yang lebih besar mungkin mempunyai kos overhed yang lebih tinggi disebabkan oleh struktur organisasi yang kompleks.
ii. Jenis dan Kompleksiti Projek: Projek yang lebih kompleks memerlukan lebih banyak sumber dan pengurusan, yang boleh meningkatkan kos overhed dan justifikasi untuk kadar keuntungan yang lebih tinggi.
iii. Lokasi Projek: Projek di kawasan bandar utama mungkin melibatkan kos operasi yang lebih tinggi.
iv. Keupayaan Teknologi dan Inovasi: Penggunaan teknologi canggih boleh meningkatkan kecekapan tetapi memerlukan pelaburan awal yang tinggi.
v. Gunakan Khidmat Perunding Profesional: Melibatkan perunding kuantiti atau pengurus projek untuk menilai kewajaran kos yang dicadangkan.

---

QUESTION 2

Budget management procedures are required to ensure the project is completed within the approved budget. As the price in the contract has been agreed upon, the Contractor must ensure that monthly monitoring is done to track the budget and timeline. Budget monitoring ensures that resources are used for their intended purposes and are properly accounted for.

a) Briefly explain two leading causes for Contract failure. Note: Any related in your field of experiences. (10 Marks)

b) List five (5) principles of effective process of budgeting. ( 15 Marks)

---

QUESTION 3

Change order or also popularly known as variation orders sometimes need to be issued by a Client or upon request from a FM Contractor or his sub-contractors.

a) Briefly explain the term of ‘variations’ in any contract. Note: Any related In your field of experiences. (5 Marks)

Pelarasan kuantiti dalam pembinaan menyebabkan kerja lebih atau kurang daripada yang dirancang pada mulanya mungkin diperlukan disebabkan oleh keadaan tapak, penambahbaikan reka bentuk atau ralat pengukuran

b) Briefly explain three (3) things that affect the Contract Sum In variation orders. Note: Any related In your field of experiences. (15 Marks)

1. Tambahan, peninggalan atau penggantian perkhidmatan
   • Skop kerja kontraktor adalah untuk memasukkan kerja kalis air namun, disebabkan ketidakcekapan dan kekurangan pengalaman, kerja kalis air perlu diserahkan kepada kontraktor lain yang pakar dalam skop kerja.
2. Perubahan disebabkan oleh sifat kemudahan, tapak atau pengedaran kawasan pengguna
   • Seorang arkitek menukar pemilihan bahan yang lebih tinggi dari segi harga dan kualiti daripada yang dinyatakan dalam Jumlah Kontrak kerana pemilihan bahan sebelumnya tidak sesuai untuk sifat keadaan tapak atau ruang tertentu itu.
3. Tukar kepada keperluan kerajaan mengenai skop perkhidmatan
   • Selepas satu tempoh masa dalam tempoh pembinaan, kerajaan memperkenalkan akta yang memerlukan untuk membayangkan segera. Sebagai contoh, kontraktor mesti mengambil sekurang-kurangnya 1 orang yang kompeten sebagai pakar alam sekitar untuk projek bernilai minimum RM5,000,001 dan ke atas.

c) Before any request of Issuance of variation order by the Contractor, the FSO (Facilities Superintending Officers) shall measure and evaluate each request in accordance with the few rules. Briefly explain one (1) rule that FSO will accept It as variation order (5 Marks)

Kadar yang dinyatakan hendaklah digunakan sebagai rujukan untuk kerja yang berbeza sifat atau dijalankan dalam keadaan yang berbeza. Setakat yang munasabah, kadar ini akan dikenakan. Walau bagaimanapun, jika ia tidak boleh digunakan secara adil, penilaian yang sesuai akan ditentukan oleh FSO.

---

QUESTION 4

Should there be variations/changes in the scope of FM services and/or maintenance works;

Describe five (5) roles of FM executive. (25 Marks)

Sekiranya terdapat variasi/perubahan dalam skop perkhidmatan FM dan/atau kerja penyelenggaraan, eksekutif FM hendaklah:-

1. Kenal pasti skop variasi/perubahan susunan mengikut kontrak/perjanjian;
i. Tempoh Kontrak Masih Berjalan: Arahan perubahan kerja mesti dikeluarkan semasa tempoh kontrak masih berkuat kuasa, kecuali dibenarkan di bawah syarat-syarat kontrak.
ii. Tidak Menukar Skop Kerja Asal Secara Ketara: Perubahan tidak boleh mengubah sebahagian besar skop kerja asal.
iii. Pelaksanaan di Tapak Bina Kontrak: Bagi kerja tambahan, pelaksanaannya hendaklah di tapak bina kontrak.
iv. Kerja Gantian dalam Skop Kontrak Asal: Perubahan bagi kerja gantian mestilah dalam skop kontrak asal, dan kerja asal yang digantikan hendaklah dapat dikenal pasti dalam kerja-kerja gantian tersebut.
v. Kelulusan dan Peruntukan Mencukupi: Sebelum mengeluarkan arahan perubahan kerja, pegawai yang bertanggungjawab hendaklah memastikan kerja tersebut benar-benar perlu, terdapat peruntukan yang mencukupi, dan kelulusan diperoleh daripada pihak berkuasa yang berkenaan.

2. Buat pengesahan yang diperlukan dengan mengemukakan notis bertulis (jika tukar perintah/tertib variasi berikan secara lisan).Mengikuti prosedur pengesahan bertulis adalah penting untuk;
i. Memastikan semua arahan perubahan kerja direkodkan secara rasmi.
ii. Mengelakkan pertikaian mengenai skop kerja dan kos tambahan.
iii. Menjadi asas untuk tuntutan bayaran tambahan atau lanjutan masa, jika berkenaan.
iv. Dokumentasi yang bersesuaian hendaklah dikepilkan sekali dalam pengesahan bertulis tersebut.
v. Perbincangan/mesyuarat hendaklah diadakan dan diminitkan sebelum mengemukakan pengesahan.

3. Nilaikan kos pesanan variasi/ubah mengikut peruntukan dalam kontrak/perjanjian tersebut.
i. Kadar Harga Kontrak: Jika kerja tambahan serupa dengan kerja dalam kontrak asal, kadar harga yang sama digunakan.
ii. Kadar Pro-rata: Digunakan jika kerja serupa tetapi dilaksanakan dalam keadaan yang berbeza.
iii. Kadar Harga Saksama (Fair Rates): Jika tiada kadar dalam kontrak, kadar baru yang saksama ditentukan dan dinyatakan dengan jelas.
iv. Kadar Harga Kerja Harian (Daywork Rates): Digunakan untuk kerja yang tidak dapat diukur atau dinilai sewajarnya. Kontraktor perlu mengemukakan baucar bayaran, resit, buku gaji, dan catatan masa untuk disahkan dalam tempoh tujuh (7) hari selepas pelaksanaan kerja.
v. Perubahan Skop Besar: Jika perubahan kerja melibatkan tambahan kos yang tinggi atau perubahan skop yang ketara, ia bukan lagi tergolong dalam skop asal kerja kontrak dan memerlukan satu pelaksanaan kontrak yang berasingan.

4. Menjalankan analisis implikasi kewangan dan dokumen kompilasi untuk penyerahan dan pengesahan Pengurus FM.
i. Laksanakan pengukuran terperinci terhadap kerja tambahan atau perubahan yang diarahkan.
ii. Gunakan kaedah penilaian yang sesuai seperti kadar harga kontrak sedia ada, kadar pro-rata, kadar harga saksama, atau kadar kerja harian, bergantung kepada kesesuaian dan peruntukan dalam kontrak.
iii. Sediakan anggaran kos yang merangkumi kos bahan dan buruh tambahan, kos jentera dan peralatan, kos overhed dan keuntungan kontraktor, kos pengurusan fasiliti tambahan jika berkaitan
iv. Pastikan anggaran ini disokong dengan dokumen sokongan seperti sebut harga, resit, atau kadar pasaran semasa.
v. Semak sama ada terdapat peruntukan kewangan yang mencukupi untuk menampung kos tambahan. Jika perlu, mohon kelulusan peruntukan tambahan daripada pihak berkuasa yang berkenaan.

5. Lakukan penyerahan yang perlu kepada pelanggan/majikan untuk kelulusan sebelum sebarang perintah perubahan/variasi kerja dilaksanakan. Berikut adalah langkah-langkah yang disarankan berdasarkan garis panduan kontrak dan amalan terbaik;
i. Langkah 1: Penyediaan Dokumen Permohonan Perubahan Kerja
ii. Langkah 2: Penyerahan Permohonan kepada Pelanggan/Majikan
iii. Langkah 3: Mendapatkan Kelulusan Bertulis
iv. Langkah 4: Larangan Melaksanakan Kerja Tanpa Kelulusan
v. Langkah 5: Memastikan semua perubahan kerja mendapat kelulusan bertulis sebelum pelaksanaan adalah penting untuk menjaga integriti kontrak dan mengelakkan sebarang isu undang-undang atau kewangan di masa hadapan.

---

 

QUESTION 1

The five (5) step process human resource plan guide you to develop a successful human resource plan that is aligned with your organisation’s business objective.

Briefly explain all steps successful human resource plan by sequence. (25 Marks)

Turutan Rancangan Sumber Manusia/Human Resource Plan (HRP) adalah seperti berikut:

Langkah 1: Semak Matlamat Perusahaan.
i. Menilai sama ada terdapat, kapasiti yang mencukupi, termasuk kemahiran yang bersesuaian, kecekapan yang memadai, dan sumber manusia yang dapat menyokong objektif yang hendak dicapai.
ii. Mengenalpasti keperluan kepada tenaga kerja yang mahir untuk masa hadapan menyokong hala tuju syarikat.
iii. Menentukan sumber yang diperlukan dari segi peralatan dan kemudahan yang bakal diaplikasi untuk masa hadapan.
iv. Menentukan keperluan bajet yang bersesuaian untuk mencapai objektif semasa syarikat.
v. Mendapatkan kelulusan pihak pengurusan bagi semua cadangan penambahbaikan bagi Rancangan Sumber Manusia.

Langkah 2: Imbas Persekitaran.
i. Mengkaji dan mentafsir secara sistematik peristiwa luaran dan dalaman, faktor dan keadaan yang berkemungkinan mempunyai kesan kepada organisasi.
ii. Sentiasa dalam lingkungan untuk mengambil kira teknologi semasa yang boleh diaplikasi.
iii. Trend penggajian semasa dan keperluan perundangan yang ditetapkan oleh pihak berkuasa.
iv. Kos tambahan kepada keperluan kakitangan yang bersesuaian dengan lokasi projek pada masa hadapan.
v. Syarat asas dalam dokumen tender dan prasyarat yang perlu dipenuhi untuk kelayakan.

Langkah 3: Kenalpasti Jurang.
i. Analisis jurang akan membantu mengenal pasti bidang yang diperlukan perhatian dan memberikan keutamaan yang sesuai kepada strategi dalam langkah seterusnya dalam proses perancangan.
ii. Halangan dalam bentuk bebanan kerja yang berlebihan perlu diberi penekanan agar kakitangan rasa tidak terlalu terbeban dengan tugasan yang diberikan.
iii. Pengetahuan dan skil tambahan yang diperlukan perlulah diberi latihan secara konsisten agar tidak terkebelakang dengan teknologi semasa.
iv. Dokumentasi semua manual kerja yang kritikal agar ada panduan yang khusus untuk pelaksanaan hasil kerja yang terbaik.
v. Sebarang perkara yang menghalang keberkesanan Rancangan Sumber Manusia hendaklah disenaraikan dan dijalankan analisis untuk melancarkan semua rencana yang dirancang.

Langkah 4: Membangunkan Rancangan.
i. Melibatkan penetapan keutamaan Sumber Manusia untuk membantu mencapai
matlamat perniagaan dan membangunkan keseluruhan strategi pengurusan sumber manusia untuk menutup jurang yang dikenalpasti.
ii. Semua rancangan hendaklah diletakkan masa bila hendak dilaksanakan dan sumber yang diperlukan untuk mencapai rancangan tersebut.
iii. Pelan rancangan hendaklah dibentangkan kepada pihak pengurusan bagi mendapatkan padangan terutamanya untuk sebarang penambahbaikan.
iv. Kenalpasti kakitangan yang berpotensi untuk disesuaikan dengan Rancangan Sumber Manusia.
v. Kelulusan kepada pelan rancangan hendaklah diperolehi sebelum dilaksanakan.

Langkah 5: Ukur Kemajuan.
i. Memantau prestasi sumber manusia adalah satu bahagian penting dalam menilai kemajuan yang dicapai berdasarkan keutamaan sekaligus memudahkan organisasi untuk memperbaikinya prestasi keseluruhan.
ii. Semua pelan yang dijalankan hendaklah diselaraskan pemantauan kemajuan.
iii. Memastikan pelan Rancangan Sumber Manusia tetap kekal dengan matlamat syarikat dan objektif yang hendak dicapai.
iv. Prestasi kakitangan dan peralatan yang diperoleh boleh dibuat perbandingan sebelum dan selepas.
v. Bentangkan laporan kemajuan kepada pihak syarikat dari masa ke semasa untuk makluman dan rekod prestasi.

---

QUESTION 2

An environmental scan is a process by which you systematically examine and interpret external and internal events, factors and conditions likely to have an impact on your organisation. A good understanding of these elements will also help to clarify how the organisation will evolve in the future.

Identify five (5) benefits of environmental scan. (25 Marks)

Imbasan Persekitaran adalah satu proses yang mengkaji dan mentafsir secara sistematik peristiwa luaran dan dalaman, faktor dan keadaan yang berkemungkinan mempunyai kesan kepada organisasi.

Proses ini dapat membantu seperti berikut:

1. Unjuran Kekurangan
i. Rancang untuk unjuran kekurangan dalam set kemahiran atau tahap sumber.
ii. Anggaran bajet boleh ditentukan dalam fasa ini.
iii. Mengambilkira saiz pertumbuhan syarikat untuk memenuhi kekurangan yang ada.
iv. Mengenalpasti potensi setiap kakitangan untuk kemahiran tambahan individu.
v. Mengenalpasti sumber yang ada potensi untuk mendukung setiap kekurangan yang dikenalpasti.

2. Penambahbaikan
i. Kenal pasti peluang untuk penambahbaikan.
ii. Pelan perancangan boleh dibina dari awal mengambilkira imbasan persekitaran yang dijalankan.
iii. Menetapkan target capaian untuk setiap pelaksanaan perancangan.
iv. Mengenalpasti individu yang bersesuaian untuk melengkapkan perancangan.
v. Manambahbaik pelan perancangan dari semasa ke semasa berdasarkan perkembangan persekitaran.

3. Isu Luaran dan Dalaman
i. Kenal pasti dan jangkakan isu luaran dan dalaman yang boleh menjejaskan tempat kerja dan tenaga kerja untuk mencapai objektif perniagaannya.
ii. Ada sumber yang tidak perlu dibangunkan secara dalaman dan membolehkan syarikat fokus pada objektif syarikat.
iii. Keperluan perundangan hendaklah diambilkira bagi setiap tindakan yang bakal dirancang.
iv. Isu berkaitan tenaga kerja hendaklah diberi penekanan khusus memandangan skop Pengurusan Fasiliti berkait rapat dengan pemantauan berkala.
v. Ambil kira adaptasi teknologi dalam perkembangan semasa industri.

4. Risiko Yang Berkaitan
i. Menilai risiko yang berkaitan dan membangunkan strategi untuk mengurangkan risiko.
ii. Penilaian risiko hendaklah merangkumi segala aspek yang boleh memberi kesan langsung atau tidak langsung kepada organisasi.
iii. Risiko yang disenaraikan boleh dikelaskan kepada serius dan kurang serius. Ambil tindakan segera kepada risiko yang serius.
iv. Pantau risiko tidak serius secara berkala.
v. Ambil nasihat pakar sekiranya risiko berpotensi yang dikenalpasti memerlukan kemahiran teknikal khusus.

5. Menarik, Mengekalkan, dan Membangunkan Kecekapan
i. Wujudkan persekitaran kerja yang akan membantu menarik, mengekalkan dan membangunkan pekerja yang cekap dan terlibat.
ii. Setiap tindakan yang diambil oleh syarikat hendaklah dibincangkan bersama agar meliputi keseluruhan organisasi.
iii. Ambil kira kecenderungan industri dari semasa ke semasa agar tidak ketinggalan dengan isu semasa.
iv. Keperluan kakitangan yang diperlukan untuk kecekapan kerja sentiasa diambil maklum dan ditingkatkan.
v. Memperkenalkan imbuhan kepada setiap kejayaan yang dicapai melalui ukuran prestasi/kemajuan syarikat dan individu.

---

QUESTION 3

The Technical staff has been preforming for the last 3 years.

In order for him to be promoted to the executive level, formulate the scope of training to be emphasized. (25 Marks)

---

QUESTION 4

For freshly graduate executive in facility management staff, on the job training is the best cost­ effective training technique and method.

Discuss three (3) advantages and three (3) disadvantages. Provide one (1) example. (25 Marks)

Latihan Semasa Bekerja (On the Job Training) digunakan di tempat kerja semasa pekerja sedang bekerja. Kaedah latihan semasa bekerja adalah seperti berikut:

i. Giliran Kerja – kakitangan ditempatkan pada pekerjaan yang berbeza secara bergilir-gilir di tempat mereka mempelajari pelbagai jenis pekerjaan dari pelbagai jabatan. Objektifnya adalah untuk memberi kesedaran menyeluruh tentang pekerjaan jabatan yang berbeza.
ii. Job Coaching – seorang pekerja yang berpengalaman boleh memberikan pembentangan secara lisan kepada terangkan perkara-perkara kecil pekerjaan itu.
iii. Mentor – Diberikan oleh pengurus atau jurulatih dalaman, yang terkenal dalam tugas seharian mereka. Latihan adalah berdasarkan kaedah latihan satu-satu di mana pengurus atau jurulatih dianggap sebagai mentor yang membimbing pelatih dalam situasi kesukaran.
iii. Arahan Kerja – ia mungkin terdiri daripada arahan atau arahan untuk melaksanakan
tugas atau fungsi tertentu. Ia mungkin dalam bentuk pesanan atau langkah untuk
melaksanakan sesuatu tugas.
iv. Perantisan – umumnya graduan baru diletakkan di bawah mereka yang berpengalaman
pekerja untuk mempelajari fungsi pekerjaan.

A. KELEBIHAN Latihan Semasa Kerja:
i. Ia secara langsung dalam konteks pekerjaan
ii. Ia selalunya tidak formal dan keadaan latihan yang lebih selesa
iii. Mungkin berkesan kerana ia adalah pembelajaran melalui pengalaman
iv. Kos efektif dan selalunya lebih murah
v. Pelatih bermotivasi tinggi untuk menimba pengetahuan kerana terus di tempat bertugas
vi. Ia bebas daripada situasi kelas satu hala dan tanpa sesi interaktif

B. KELEMAHAN Latihan Dalam Kerja:
i. Jurulatih mungkin tidak cukup berpengalaman untuk melatih
ii. Mungkin tidak teratur secara sistematik
iii. Program yang dijalankan dengan buruk boleh menimbulkan bahaya keselamatan
iv. Cara pengendalian dalam kerja yang telah diamalkan mungkin berbeza dengan skop operasi yang sepatutnya
v. Sebarang kesilapan akan terkesan terus kepada hasil kerja yang dijalankan.
vi. Terlalu banyak maklumat mungkin menjadikan kakitangan kurang fokus kepada objektif sebenar latihan semasa kerja.

Contoh; Semasa latihan di tempat kerja , semua perkara diselia di bawah jurulatih atau pekerja kanan yang membimbing sepanjang program latihan dan memberikan maklum balas mengikut prestasi. Maklum balas ini sangat berharga, kerana ia diberikan oleh seseorang yang sudah mempunyai pengalaman langsung dan pengetahuan tentang alat dan teknik. Mengumpul maklum balas semasa latihan adalah amalan yang baik, kerana ia akan membantu meningkatkan kemahiran.

---

 

1. Kemahiran Mendengar
   1. Pendengar yang baik adalah salah satu cara terbaik untuk menjadi seorang yang baik komunikator.
   2. Jika anda bukan pendengar yang baik, ia akan menjadi sukar untuk memahami apa yang anda diminta lakukan.
   3. Pendengar aktif – adalah kaedah untuk lebih memahami apa yang orang lain cuba lakukan katakan
   4. Mendengar secara aktif melibatkan memberi perhatian yang teliti kepada apa yang orang lain berkata, bertanya soalan yang menjelaskan, dan menguraikan semula apa yang orang itu katakan untuk memastikan pemahaman dan bertindak balas dengan sewajarnya.
   5. Jangan berkomunikasi dengan seseorang yang hanya mengambil berat tentang meletakkan ideanya dan tidak mengambil masa untuk mendengar orang lain.
2. Komuninaksi Bukan Verbal
   1. Komunikasi bukan lisan merangkumi bahasa badan, mata sentuhan, gerak isyarat tangan dan nada semuanya mewarnai mesej anda cuba sampaikan
   2. Sikap santai dan terbuka (tangan terbuka, kaki santai), dan nada yang mesra akan membuatkan anda kelihatan mudah didekati, dan akan menggalakkan orang lain bercakap secara terbuka dengan anda.
   3. Sentiasa memberi perhatian kepada isyarat bukan lisan orang lain semasa anda bercakap.
   4. Selalunya, isyarat bukan lisan menyampaikan bagaimana seseorang itu sebenarnya perasaan.
   5. Sebagai contoh, jika orang itu tidak memandang mata anda, dia mungkin tidak selesa atau menyembunyikan kebenaran.
3. Kejelasan dan Ketepatan
   1. Komunikasi yang baik bermakna mengatakan cukup – jangan bercakap banyak atau terlalu sedikit.
   2. Cuba sampaikan mesej dalam beberapa perkataan sahaja.
   3. Sebutkan apa yang dimahukan dengan jelas dan terus, sama ada bercakap dengan seseorang secara peribadi, melalui telefon atau melalui emel.
   4. Jika terlalu banyak berbasa-basi, pendengar mungkin akan menolak maksud keliru apa yang dimahukan.
   5. Fikirkan tentang butir penting sebelum bercakap; ini akan membantu untuk mengelakkan bercakap secara berlebihan dan/atau mengelirukan semua.
4. Kemesraan
   1. Dengan nada mesra, soalan peribadi, atau sekadar senyuman, akan menggalakkan rakan sekerja dan pelanggan untuk terlibat dalam komunikasi terbuka dan jujur.
   2. Adalah penting untuk bersikap baik dan komunikasi dengan sopan di tempat kerja, sama ada secara bersemuka atau komunikasi bertulis.
   3. Peribadikan e-mel anda kepada pelanggan, rakan sekerja dan/atau pekerja. Sebagai contoh, “Selamat berhujung minggu” pada permulaan e-mel pada cuti hari minggu membuat penerima merasa lebih dihargai.
   4. Panggil dengan salutasi hormat untuk merasa dihargai dan dihormati.
   5. Semakin mesra hubungan, semakin selesa untuk berkomunikasi dan lebih hormat-menghormati antara satu dengan lain dalam persekitaran kerja.
5. Meyakinkan
   1. Penting untuk yakin dalam berinteraksi dengan orang lain.
   2. Yakin menunjukkan pelanggan dan rakan sekerja percaya pada apa yang dikatakan dan akan mengikutinya.
   3. Serlahkan keyakinan seperti bertentang mata atau berbual dengan nada tegas tetapi mesra.
   4. Elakkan membuat kenyataan yang berbunyi seperti soalan.
   5. Berhati-hati supaya tidak terdengar sombong atau agresif. Pastikan sentiasa mendengar dan berempati (memahami emosi) orang lain.
6. Memahami Emosi (Empaty)
   • Walaupun tidak bersetuju dengan pelanggan, majikan atau rakan sekerja (sub-ordinat atau atasan), adalah penting untuk memahami dan menghormati pandangan. Menggunakan frasa semudah “Saya sudah ambil maklum…” menunjukkan bahawa maklumat sudah diterima dan pendapat mereka dihormati.
7. Berfikiran Terbuka
   • Seorang komunikator yang baik harus memasuki sebarang perbualan dengan fleksibel, fikiran terbuka. Bersikap terbuka untuk mendengar dan memahami pandangan orang lain, bukannya sekadar mendapatkan mesej anda di seberang. Dengan bersedia untuk mengadakan dialog, walaupun dengan orang yang anda tidak bersetuju, anda akan dapat mempunyai perbualan yang lebih jujur ​​dan produktif.
8. Hormat
   • Orang akan lebih terbuka untuk berkomunikasi jika rasa dihormati. Memanggil nama seseorang, bersemuka, dan secara aktif mendengar akan rasa dihargai. Semasa berbual melalui telefon, elakkan gangguan dan kekal fokus pada perbualan. Sampaikan rasa hormat melalui e-mel dengan meluangkan masa untuk membina ayat yang ditulis dengan baik.
9. Maklumbalas/Respon
   • Memberi dan menerima maklum balas dengan sewajarnya adalah satu kemahiran komunikasi yang penting. Eksekutif dan penyelia FM seharusnya memberikan maklumbalas yang berkesan, sama ada melalui e-mel, panggilan telefon dan mesej mudah alih atau melalui kemas kini status kerja harian/mingguan.

---

1. Mesyuarat Projek FM/Mesyuarat Permulaan (FM Project Meeting/Kick Off Meeting)
   1. Mesyuarat yang diadakan di permulaan projek FM (atau fasa khususnya). Objektif mesyuarat ini antara lain adalah;
   2. Memastikan setiap orang yang terlibat dalam penyampaian projek memahami dengan jelas objektif, prosedur dan rancangan.
   3. Ia bertujuan untuk menyediakan maklumat awal dan pengenalan yang baru untuk mengerahkan pasukan FM kepada pihak berkepentingan.
   4. Sebagai permulaan rasmi proses pembinaan pasukan apabila Eksekutif FM membantu Pengurus FM dan ketua pasukan untuk membentangkan aktiviti untuk membina pasukan dan latihan.
   5. Mesyuarat jenis ini kadangkala juga dianjurkan dan dijalankan dalam bentuk bengkel.
2. Mesyuarat Berkala Semakan Projek (Regular Review Project Meeting) Mesyuarat berkala semakan projek adalah mesyuarat yang paling kerap boleh dianjurkan dan dijalankan berkali-kali semasa perjalanan proses pelaksanaan projek FM. Mesyuarat ini boleh digunakan sebagai medan untuk membincangkan;
   1. Status projek FM dan aktiviti harian mengenai pelaporan ringkasan pihak berkepentingan.
   2. Penyata skop projek FM, kemajuan kerja khas dan kemas kini.
   3. Pelaporan risiko atau insiden dan item tindakannya yang berkaitan dengan kemudahan.
   4. Langkah dan pelaporan prestasi FM.
   5. Semakan rancangan kerja yang diramalkan dan semakan invois bulanan dan justifikasi tuntutan.
3. Taklimat Keselamatan (Safety Briefing)
   1. Mesyuarat taklimat keselamatan dianjurkan dan dijalankan di peringkat proses pelaksanaan projek FM.
   2. Mesyuarat mungkin dijadualkan untuk pelbagai jenis aktiviti perkhidmatan atau proses yang bertujuan untuk mematuhi keperluan pengurusan keselamatan di kawasan kerja seperti:
   3. Menilai dan mengurangkan bahaya fizikal yang berkaitan dengan hari ke hari aktiviti berkenaan pengguna dan pemilik kemudahan
   4. Menilai dan mengurangkan bahaya fizikal yang berkaitan dengan hari ke hari aktiviti berkenaan pasukan FM
   5. Menilai dan mengurangkan bahaya fizikal yang berkaitan kepada pihak ketiga seperti subkontraktor, vendor, pelawat dan orang ramai
4. Mesyuarat Semakan Kumpulan (Group Review Meeting)
   1. Tujuan mesyuarat ini adalah dokumentasi untuk menyemak atau menentukan keputusan akhir hasil sebelum penyerahan seperti cadangan, laporan, senarai kecacatan dan sebagainya.
   2. Mesyuarat ini adalah sebagai sebahagian dari rekod:
   3. Pengulas meneliti bahan baris demi baris
   4. Di mana-mana talian, semua isu dibangkitkan
   5. Perbincangan berikut untuk mengenal pasti sama ada kecacatan atau semakan diperlukan
5. Mesyarat Perancangan Projek (Project Planning Meeting)
   1. Semakan kemajuan projek tertentu mengikut jadual.
   2. Ruang untuk mengemaskini pelan tindakan supaya ianya bersesuaian dengan keadaan semasa.
   3. Mengenal pasti kebergantungan kefungsian ataupun sumber yang saling berkaitan
   4. Mendapatkan pendapat sekiranya ada sesuatu perkara yang tidak pasti berdasarkan kepakaran dan bidang tertentu.
   5. Mengenalpasti risiko yang boleh memberikan impak pada projek dan pelan mitigasi/pemulihan sekiranya berlaku.
6. Mesyuarat Isu Semasa (Issues Meeting)
   1. Mesyuarat tergempar yang dianjurkan khusus untuk menangani sebarang isu kritikal timbul yang menjejaskan operasi.
7. Sesi Soal Jawab (QA Session)
   1. Mesyuarat ini diadakan untuk menangani isu yang berkaitan dengan sasaran objektif dan kualiti, memantau pencapaian dan semakan tetap perintah kerja yang mungkin luar dari skop.

1. Penghantaran
   1. Ketepatan – Penghantaran yang jelas dan mengikut pada waktu (masa/tarikh) yang telah ditetapkan adalah penting bagi memastikan ketersediaan untuk kerja yang sedang berjalan.
   2. Kuantiti – Ketepatan kuantiti diperlukan bagi memastikan tiada pembaziran masa untuk menunggu sekiranya barang yang dipesan tidak mencukupi
   3. Kualiti – Kualiti penghantaran yang dijanjikan haruslah bertepatan dan dipersetujui oleh kedua-dua belah pihak supaya barang yang diterima sempurna dari segala sudut
   4. Dokumentasi – Dokumentasi seperti Penghantaran Pesanan (Delivery Order) disediakan sebelum barang dihantar dapat memastikan penerima bersedia untuk menerima bahan bekalan apabila waktunya tiba
   5. Tindakbalas – Sekiranya ada keperluan yang mendesak dan memerlukan bekalan dengan segera, pembekal yang berkeupayaan akan dapat menyelesaikan isu tersebut dengan mudah.
2. Harga
   1. Yang Kompetitif – Harga yang berpatutan adalah punca kuasa bagi penilaian pembekal yang baik.
   2. Daya Saing – Pembelian dengan kuantiti pukal boleh dijalankan dengan segera dan stok sentiasa mencukupi.
   3. Kestabilan – Pembekal haruslah stabil dari segi urusan bisnes dan kewangan bagi memudahkan proses bekalan dijalankan dengan efektif.
   4. Diskaun – Bagi pelanggan yang sudah lama berurusan, tawaran diskaun boleh dilihat sebagai kayu ukur kesetiaan pelanggan dihargai.
   5. Harga Pengenalan – Untuk produk baharu, harga pengenalan yang baik dapat memberikan nilai tambah kepada penilaian pembekal.
3. Khidmat Pelanggan
   1. Pematuhan – Syarikat pembekal yang baik adalah yang mematuhi terma dan syarat kontrak yang sudah dipersetujui dan ditandatangani bersama.
   2. Wakil Syarikat – Pengurus Akaun (Account Manager) mewakili syarikat pembekal yang berkualiti dan memudahkan urusan akan menjadi nilai tambah kepada penilaian pembekal.
   3. Maklumbalas – Siasatan dari pembekal juga boleh dipanjangkan kepada pengilang untuk mengetahui prestasi semasa pembekal bersama pengilang.
   4. Latihan – Menawarkan latihan kepada pelanggan berkaitan produk yang dibawa sebagai nilai tambah menunjukkan pembekal berpengetahuan penuh dan yakin dengan produk yang dibawa mereka.
   5. Kecekapan – Khidmat Pelanggan yang cekap dapat membantu sekiranya terdapat sebarang pertanyaan berkaitan produk yang dibekalkan.
4. Sokongan
   1. Sebelum/Selepas Jualan – Prestasi bekalan boleh diukur dengan kualiti perkhidmatan sokongan sebelum dan selepas jualan.
   2. Teknikal – Pembekal yang dapat memberikan khidmat nasihat berkaitan keperluan teknikal dengan tepat dapat membantu Unit Perolehan dan Unit Teknikal untuk melakukan unjuran perancangan kerja dengan baik.
   3. Polisi – Pembekal yang ada polisi, menyatakan polisi dan mematuhi polisi yang telah ditetapkan menunjukkan mereka akan komited dan berkomitmen terhadapat tugasan yang diberikan
   4. Sistem Kualiti – Pembekal dengan Sistem Kualiti yang diiktiraf menunjukkan proses mereka selalu diaudit oleh badan yang bertauliah membuktikan pematuhan kepada prosedur yang ditetapkan
   5. Sistem Tiket – Bagi setiap pertanyaan, pembekal dengan sistem tiket atas talian (melalui laman web/panggilan telefon) memudahkan pelanggan untuk merujuk kepada isu yang sedang dirujuk di lain masa.
5. Produk
   1. Spesifikasi – Spesifikasi produk yang ditawarkan dan dibekalkan ada banyak dan dapat disesuaikan dengan keperluan (kos, spesifikasi) yang hendak digunakan.
   2. Kebolehpercayaan – Bekalan yang dihantar mudah untuk dipesan semula, dan sekiranya memerlukan alat ganti, ianya sentiasa tersedia.
   3. Kualiti – Kualiti produk yang dihantar sentiasa dalam keadaan terbaik dan ada jaminan dari pembekal mengikut terma dan syarat.
   4. Dokumentasi – Dokumentasi lengkap berkaitan produk memudahkan penilaian pembekal dilakukan, selain itu dari sudut penguatkuasaan perundangan, ianya memudahkan pendaftaran dengan pihak berwajib (peralatan jentera berat, bekalan bahan kimia pembersihan, dll)
   5. Pembungkusan – Produk dengan pembungkusan yang selamat memudahkan pengurusan pemindahan untuk digunakan, atau penyimpanan apabila sampai ke destinasi

1. Bayaran Pendahuluan (Advance Claim)
   1. Ada kontrak yang membenarkan bayaran pendahuluan dengan syarat yang ditetapkan. Antara syaratnya adalah;
      1. Memulangkan SST (Surat Setuju Terima) yang dilengkapkan sewajarnya (bersama Bon Pelaksanaan, Polisi Insurans, resit premium yang dibayar) oleh kontraktor
      2. Menyediakan Bank Guarantee (BG) sama dengan nilai pendahuluan bayaran.
2. Bayaran Kemajuan (Progress Claim)
   1. Kontraktor menyerahkan invois bulanan bersama dengan Jadual Bayaran Interim dan perlu diperakui apabila bayaran hendak dijalankan. Dokumen yang akan dihantar sekali adalah seperti;
      1. Sijil Jadual Bayaran Interim (Schedule Interim Payment Certificate)
      2. Laporan prestasi kontraktor setiap kali tuntutan bayaran dilakukan
3. Tuntutan Pesanan Variasi (Variation Order Claim)
   1. Permintaan dari pelanggan (dengan kelulusan rasmi) terhadap kerja-kerja yang luar dari skop asal kerja, kualiti atau kuantiti perkhidmatan mengikut kontrak. Invois berasingan diperlukan untuk tuntutan pesanan variasi, dan jenisnya seperti berikut;
      1. Tuntutan Kerugian dan Perbelanjaan – faktor luaran yang memaksa kontraktor menanggung perbelanjaan melebihi kontrak asal (contoh: kenaikan gaji minum, percukaian pada perkhidmatan dan barangan, dll)
      2. Tuntutan Turun Naik Harga – faktor luaran yang memaksa kontraktor menanggung perbelanjaan melebihi kontrak asal (contoh: kenaikan harga barang secara global, tukaran nilai matawang semasa)
4. Tuntutan Perubahan Dalam Skop (Changes in Scope Claim)
   1. Skop kerja berubah selepas kontrak ditandatangani. Antara faktor yang membenarkan tuntutan ini adalah;
      1. Perubahan dalam keperluan pemilik atau keadaan tapak yang tidak dijangka
      2. Pertaturan atau undang-undang baharu
5. Tuntutan Penamatan (Termination Claim)
   1. Wujud apabila satu pihak menamatkan kontrak sebelum ianya selesai. Punca penamatan antaranya pelanggaran kontrak, kegagalan memenuhi syarat, atau faktor lain. Dokumen kontrak yang jelas dan terperinci diperlukan untuk menyelesaikan secara proaktif. Kesan tuntutan penamatan adalah seperti berikut
      1. Kerugian kewangan yang besar untuk pemilik dan kontraktor
      2. Kredibiliti pemilik dan kontraktor akan tercalar

1. Perancangan Strategik
   1. Pengurusan tertinggi merancang pencapaian jangka pendek dan jangka panjang.
   2. Menyediakan hala tuju/visi untuk syarikat dan kakitangan secara menyeluruh kepada organisasi.
2. Perancangan Taktikal
   1. Langkah/aktiviti untuk menjayakan perancangan strategik yang boleh dilaksanakan dan hasil usaha yang boleh diukur.
   2. Fokus kepada operasi teras dan yang bersandarkan kepada matlamat dan objektif organisasi.
3. Perancangan Operasi
   1. Pelan operasi dan juga bajet belanjawan dijana dari langkah/aktiviti yang direncanakan/dijalankan untuk mencapai hala tuju/visi yang ditetapkan oleh organisasi.
   2. Mengenalpasti pelan operasi yang bersesuaian sekaligus menyatakan sumber dan apa yang diperlukan untuk menjayakannya.

Perbezaan di antara Perancangan Strategik, Perancangan Taktikal, dan Perancangan Operasi

Perancangan Strategik

1. Analisis keadaan sedia ada.
2. Organisasi memerlukan kenyataan yang menghubungkan Pengurusan Fasiliti dengan strategi
3. Analisis Jurang
4. Cadangan untuk ruang atau bangunan baharu
5. Unjuran kos kemudahan atau analisis kos kitaran hayat
6. Analisis kapasiti dan cadangan penggunaan

Perancangan Taktikal

1. Pelan fizikal khusus tapak untuk bangunan
2. Infrastruktur dan sistem dalam tapak
3. Estetika bangunan dan kawasan
4. Pelan berperingkat untuk membina
5. Anggaran pembinaan
6. Penilaian kejuruteraan

Perancangan Operasi

1. Jadual atau rancangan penyelenggaraan
2. Pelan Operasi
3. Pelan lantai bangunan atau pelan susun
4. Reka bentuk atau konfigurasi seni bina
5. Belanjawan mengurus
6. Pelan lantai atau carta penghunian

Dari segi pengurusan fasiliti, keperluan dan jangkaan pelanggan terhadap perkhidmatan yang diberikan adalah keutamaan untuk memastikan perancangan strategik yang berkesan. Semua maklumat hendaklah dikumpulkan dalam fasa ini dah pihak pengurusan akan menentukan keabsahan kepada setiap maklumat yang diperolehi agar setiap isu dapat diselesaikan.

Setelah semua maklumat diperolehi, perancangan taktikal diperlukan untuk meletakkan keutamaan kepada setiap maklumat yang diperolehi daripada pelanggan. Penyelesaian hendaklah disusun kepada paling kritikal sebagai keutamaan (melibatkan nyawa dan perundangan) dan seterusnya. Setiap cadangan pembetulan dan penambahbaikan akan ditentukan dalam fasa ini dengan mengambilkira kesesuaian cadangan dengan situasi semasa.

Untuk pelaksanaan, perancangan operasi akan mengambil kira anggaran kos bagi setiap cadangan pembetulan dan penambahbaikan yang akan dijalankan. Bajet operasi akan ditentukan supaya selaras dengan perancangan strategik dan juga perancangan taktikal yang disarankan bagi tujuan aktiviti yang dirancang.

---

1. Mendapatkan pelan strategik dari Pengurus Fasiliti.
   1. Pernyataan Misi – mengenalpasti isu yang perlu untuk diselesaikan
   2. Matlamat dan objektif – hala tuju dan keputusan yang hendak dicapai
   3. Skop Perkhidmatan – memastikan tugasan tersebut termaktub dalam kontrak
   4. Senario Strategik dan Analisis Situasi – menjelaskan situasi semasa dan impak yang boleh berlaku sebelum kerja dimulakan
   5. Peruntukan Sumber – penetapan sumber seperti kos, kakitangan, alatan yang dibenarkan
2. Menyesuaikan skop perkhidmatan dengan pelan strategik.
   1. Menjelaskan Skop Perkhidmatan – skop perkhidmatan hendaklah sejajar dengan visi dan misi organisasi.
   2. Tujuan Pelan Strategik – semua kerja-kerja yang dilakukan hendaklah berpandukan pelan strategik yang telah ditetapkan
   3. Objektif Rancangan – memastikan perancangan yang dijalankan mencapai objektif
   4. Skop Strategi Perkhidmatan – penyelesaikan yang dicadangkan berkaitan dengan kontrak
   5. Nilai Kepada Organisasi – masalah yang diselesaikan diambil kira nilainya untuk semua pihak
3. Menyediakan pelan taktikal dan tugasan berdasarkan skop perkhidmatan.
   1. Maklum Dengan Skop dan Tanggungjawab – menjelaskan semua pihak berkaitan tanggungjawab masing-masing
   2. Ambil Kira Penyelesaian Yang Ada – menyenaraikan semua cara penyelesaian masalah dan memilih yang paling realistik dan boleh dicapai
   3. Pelan Taktikal Konsisten Dengan Pelan Strategik – memastikan cara penyelesaian bersesuaian dengan hala tuju syarikat.
   4. Penetapan Sumber dan Masa – memastikan semua keperluan untuk penyelesaian masalah tersedia dan bersedia untuk digunakan.
   5. Nyatakan Keperluan Tenaga Kerja – jenis tenaga kerja yang bersesuaian dengan kemahiran hendaklah ditetapkan bagi memastikan tiada gangguan semasa kerja penyelesaian sedang dijalankan.
4. Mengenalpasti keperluan sumber yang bersesuaian dengan aktiviti berdasarkan pelan taktikal
   1. Tindakan Yang Diperlukan Untuk Menyelesaikan Tugasan – memadankan sumber yang ada dengan keadaan dan situasi semasa.
   2. Penilaian Keperluan Sumber – menilai sumber sedia ada dan bersedia dengan pelan tindakan jangka pende sekiranya ada sebarang isu semasa kerja sedang dijalankan.
   3. Menetapkan Pasukan – membahagikan pasukan dan tugasan agar semuanya teratur, aman, dan terkendali.
   4. Medium Komunikasi – menyediakan platform komunikasi setempat yang boleh dicapai oleh semua yang terlibat (emel, aplikasi sembang, borang berkaitan)
   5. Pemantauan Yang Berterusan – pemantauan yang efektif hendaklah selalu dilakukan sepanjang kerja sedang berjalan.
5. Menjalankan tugasan mengikut pelan operasi menggunakan pelan taktikal dan sumber yang ditetapkan tanpa mengabaikan pelan strategik/objektif.
   1. Memahami dan Mengambilkira Isu dan Masalah Pelanggan – memahami keadaan terkini dan isu yang sedang ditangani dari semasa ke semasa dari pandangan pelanggan/pengadu.
   2. Membangunkan Gabungan Kakitangan dan Kontraktor
   3. Komunikasi Berkesan dengan Pengurusan Kanan – memaklumkan setiap perkembangan dan memohon kebenaran khusus sekiranya terdapat sebarang perubahan.
   4. Menyediakan Pelaporan – laporan dalam bentuk dokumentasi untuk kerja yang dijalankan (progress report) sehingga siap (complete report and handover) hendaklah disediakan bagi tujuan makluman kepada semua pihak.
   5. Mendapatkan Kebenaran dan Pengesahan Bagi Setiap Perubahan Pelan Taktikal Yang Memberi Kesan Kepada Pelan Operasi – sekiranya terdapat keperluan untuk perubahan dari segi spesifikasi yang telah dipersetujui, hendaklah mendapatkan kebenaran bertulis dari pihak yang menilai dan meluluskan pelan taktikal sebelum kerja diteruskan.

---

1. Pengurangan Sisa/Zero Waste
   1. mengurangkan perkakasan pakai buang, menggantikan dengan yang boleh dibasuh semula (pinggan mangkuk plastik, sedutan)
   2. minyak masak terpakai boleh dikitar semula sebagai biodiesel.
   3. sisa makanan yang boleh diolah semula untuk dijadikan baja kompos.
2. Kecekapan Tenaga/Menjimatkan Elektrik
   1. peralihan kepada sumber tenaga boleh diperbaharui (mengurangi pergantungan bahan api fosil)
   2. pemilihan perkakasan elektrik cekap tenaga (5 star rating oleh Suruhanjaya Tenaga)
   3. tutup suis dan cabut palam elektrik apabila tidak digunakan
3. Menggalakkan Kepenggunaan/Pengeluaran Yang Lestari
   1. menjadi pengguna yang bertanggungjawab (guna bila perlu)
   2. memilih produk yang baik (tahan lama dan boleh dipercayai) dan peralatan dengan bahan yang boleh dikitar semula apabila hendak dilupuskan
   3. menyokong syarikat mesra alam (ada polisi pengurangan sisa dan bahan mesra alam)
4. Melindungi Biodiversiti
   1. Memulihara (tanam semula) habitat semulajadi bagi flora dan fauna supaya kitaran persekitaran kekal lengkap.
   2. Mengurangkan sekaligus menjadikan pencemaran sifar bagi tujuan kelestarian alam sekitar dan pemuliharaan habitat asal.
   3. Pemuliharaan sumber air bagi melengkapkan kitaran semulajadi dapat membantu keseimbangan persekitaran.
5. Kitar Semula/Pelupusan Sampah Dengan Sempurna
   1. Asingkan barangan yang boleh dikitar semula mengikut spesifikasi yang telah ditetapkan (kertas, kaca, aluminum dll).
   2. Barangan elektronik yang tidak digunakan atau sudah rosak boleh dihantar ke pusat yang bertauliah.
   3. Bahan kimia yang berbahaya (lampu kalimantang yang rosak, baki cat yang rosak dan sudah tamat tempoh) hendaklah di hantar ke pusat pelupusan berdaftar.

QUESTION 1

Facilities Management (FM) is a professional management discipline focused upon the efficient and effective delivery of support services for the organizations that it serves.

Define the occupational roles & responsibility of Facility Management Executive (FME).  (25 Marks)

Eksekutif Pengurusan Fasiliti/Facility Management Executive (FME) melibatkan pengurusan dan penyelenggaraan dan kemudahan pengguna agar berfungsi dengan cekap, selamat, dan selesa. Peranan dan tanggungjawab utama adalah seperti berikut:

1. Penyelenggaraan dan Operasi
   1. Merancang kerja penyelenggaraan proaktif, pencegahan, dan pembetulan (berjadual atau tidak berjadual).
   2. Memastikan sistem dan kefungsian beroperasi dengan baik.
   3. Memantau kontraktor dan vendor berkaitan penyelenggaraan.
2. Mengurus Kos Operasi dan Utiliti
   1. Menyediakan laporan bulanan prestasi.
   2. Memantau penggunaan utiliti.
   3. Menenalpasti kaedah penjimatan yang praktikal tanpa menganggu kelancaran operasi.
3. Mengurus Aset dan Inventori.
   1. Menyenggara rekod aset, lukisan teknikal, pelan bangunan, dan keperluan perundangan.
   2. Menguruskan inventori alat ganti, peralatan.
   3. Memastikan rekod pembekal dan bekalan sentiasa dikemaskini.
4. Membantu Aktiviti Projek dan Penaiktarafan
   1. Terlibat secara terus dalam perancangan aktiviti projek dan penaiktarafan.
   2. Menyelia kerja pengubahsuaian/naik taraf .
   3. Menilai nilai tambah setiap penaiktarafan dan projek berkaitan supaya bersesuaian.
5. Menguruskan Aduan Pengguna
   1. Memantau corak aduan semasa dan menjalankan tindakan proaktif.
   2. Memastikan tindakan pemulihan dilakukan dengan mematuhi SLA (Service Level Agreement) yang dipersetujui.
   3. Kualiti pemulihan haruslah menepati keperluan pengguna dengan mengambilkira kos yang dibelanjakan.
6. Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan
   1. Semua fasiliti hendaklah mematuhi piawaian keselamatan dan kesihatan.
   2. Penggunaan alat ganti dan bahan kimia untuk tujuan penyelenggaraan hendaklah mematuhi standard semasa yang digazetkan.
   3. Memastikan kakitangan cukup cekap untuk melakukan aktiviti penyelenggaraan.
7. Hubungan dan Komunikasi
   1. Penghubung antara pengguna dan unit penyedia perkhidmatan fasiliti (melalui mesyuarat/perjumpaan/temujanji).
   2. Memberi taklimat juga latihan (sekiranya perlu) kepada pengguna.
   3. Menyediakan bahan penerangan bagi operasi semasa kepada pengguna.

Secara dasarnya, FME merangkumi aspek teknikal, pengurusan, dan pematuhan dalam memastikan fasiliti menyokong kelancaran operasi secara keseluruhan.

---

QUESTION 2

The Construction Industry Development Board (CIDB) Malaysia has defined “facilities work” as “the activities of integrated facilities and maintenance services of building/infrastructure which include engineering services and other services related to user needs.

1. Kerja Bangunan
2. Kerja Kejuruteraan Awam
3. Kerja Kejuruteraan Mekanikal
4. Kerja Kejuruteraan Elektrikal
5. Kerja Pengurusan Lanskap atau perkhidmatan lain.

1. Perancangan Awal (Reka bentuk)
   1. Reka bentuk pembinaan adalah mesra penyelenggaraan.
   2. Keperluan asas seperti pengudaraan, pengcahayaan, keselamatan yang akan diselenggara.
   3. Kajian kos jangka panjang untuk penyelenggaraan.
2. Pembinaan
   1. Memastikan kemudahan mudah diakses bagi tujuan penyelenggaraan.
   2. Semakan spesifikasi bahan dan sistem dari sudut penyelenggaraan.
   3. Mengesahkan fizikal dan ujilari kefungsian sebelum penyerahan.
3. Penyerahan
   1. Dokumentasi O&M, Lukisan Kejuruteraan dan sijil pemeriksaan dan pentauliahan lengkap dan mudah/boleh dirujuk.
   2. Menyediakan cadangan jadual penyelenggaraan (anggaran kos perbelanjaan penyelenggaraan)
   3. Sistem penyelenggaraan dan aduan (sekiranya perlu)
4. Operasi
   1. Memantau prestasi fasiliti dan mengurus aduan-aduan yang diterima.
   2. Mengurus penggunaan utiliti dengan cekap dan mematuhi perundangan ditetapkan.
   3. Mengendalikan vendor dan kontraktor penyelenggaraan dengan efisyen.
5. Audit Aset
   1. Analisis aset dari semasa ke semasa (prestasi, kekerapan aduan, penambahbaikan).
   2. Aset yang ada End of Production perlu dirancang penggantian/alternatif.
   3. Pemeriksaan berkala dengan merujuk kepada jadual penyelenggaraan yang sudah dipersetujui atau berdasarkan penggunaan atau best industry practice.

---