(KA) Module 1 – Introduction to Facility Management

QUESTION 1

Facilities Management (FM) is a professional management discipline focused upon the efficient and effective delivery of support services for the organizations that it serves.

Define the occupational roles & responsibility of Facility Management Executive (FME).  (25 Marks)

Eksekutif Pengurusan Fasiliti/Facility Management Executive (FME) melibatkan pengurusan dan penyelenggaraan dan kemudahan pengguna agar berfungsi dengan cekap, selamat, dan selesa. Peranan dan tanggungjawab utama adalah seperti berikut:

1. Penyelenggaraan dan Operasi
   1. Merancang kerja penyelenggaraan proaktif, pencegahan, dan pembetulan (berjadual atau tidak berjadual).
   2. Memastikan sistem dan kefungsian beroperasi dengan baik.
   3. Memantau kontraktor dan vendor berkaitan penyelenggaraan.
2. Mengurus Kos Operasi dan Utiliti
   1. Menyediakan laporan bulanan prestasi.
   2. Memantau penggunaan utiliti.
   3. Menenalpasti kaedah penjimatan yang praktikal tanpa menganggu kelancaran operasi.
3. Mengurus Aset dan Inventori.
   1. Menyenggara rekod aset, lukisan teknikal, pelan bangunan, dan keperluan perundangan.
   2. Menguruskan inventori alat ganti, peralatan.
   3. Memastikan rekod pembekal dan bekalan sentiasa dikemaskini.
4. Membantu Aktiviti Projek dan Penaiktarafan
   1. Terlibat secara terus dalam perancangan aktiviti projek dan penaiktarafan.
   2. Menyelia kerja pengubahsuaian/naik taraf .
   3. Menilai nilai tambah setiap penaiktarafan dan projek berkaitan supaya bersesuaian.
5. Menguruskan Aduan Pengguna
   1. Memantau corak aduan semasa dan menjalankan tindakan proaktif.
   2. Memastikan tindakan pemulihan dilakukan dengan mematuhi SLA (Service Level Agreement) yang dipersetujui.
   3. Kualiti pemulihan haruslah menepati keperluan pengguna dengan mengambilkira kos yang dibelanjakan.
6. Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan
   1. Semua fasiliti hendaklah mematuhi piawaian keselamatan dan kesihatan.
   2. Penggunaan alat ganti dan bahan kimia untuk tujuan penyelenggaraan hendaklah mematuhi standard semasa yang digazetkan.
   3. Memastikan kakitangan cukup cekap untuk melakukan aktiviti penyelenggaraan.
7. Hubungan dan Komunikasi
   1. Penghubung antara pengguna dan unit penyedia perkhidmatan fasiliti (melalui mesyuarat/perjumpaan/temujanji).
   2. Memberi taklimat juga latihan (sekiranya perlu) kepada pengguna.
   3. Menyediakan bahan penerangan bagi operasi semasa kepada pengguna.

Secara dasarnya, FME merangkumi aspek teknikal, pengurusan, dan pematuhan dalam memastikan fasiliti menyokong kelancaran operasi secara keseluruhan.

---

QUESTION 2

The Construction Industry Development Board (CIDB) Malaysia has defined “facilities work” as “the activities of integrated facilities and maintenance services of building/infrastructure which include engineering services and other services related to user needs.

1. Kerja Bangunan
2. Kerja Kejuruteraan Awam
3. Kerja Kejuruteraan Mekanikal
4. Kerja Kejuruteraan Elektrikal
5. Kerja Pengurusan Lanskap atau perkhidmatan lain.

1. Perancangan Awal (Reka bentuk)
   1. Reka bentuk pembinaan adalah mesra penyelenggaraan.
   2. Keperluan asas seperti pengudaraan, pengcahayaan, keselamatan yang akan diselenggara.
   3. Kajian kos jangka panjang untuk penyelenggaraan.
2. Pembinaan
   1. Memastikan kemudahan mudah diakses bagi tujuan penyelenggaraan.
   2. Semakan spesifikasi bahan dan sistem dari sudut penyelenggaraan.
   3. Mengesahkan fizikal dan ujilari kefungsian sebelum penyerahan.
3. Penyerahan
   1. Dokumentasi O&M, Lukisan Kejuruteraan dan sijil pemeriksaan dan pentauliahan lengkap dan mudah/boleh dirujuk.
   2. Menyediakan cadangan jadual penyelenggaraan (anggaran kos perbelanjaan penyelenggaraan)
   3. Sistem penyelenggaraan dan aduan (sekiranya perlu)
4. Operasi
   1. Memantau prestasi fasiliti dan mengurus aduan-aduan yang diterima.
   2. Mengurus penggunaan utiliti dengan cekap dan mematuhi perundangan ditetapkan.
   3. Mengendalikan vendor dan kontraktor penyelenggaraan dengan efisyen.
5. Audit Aset
   1. Analisis aset dari semasa ke semasa (prestasi, kekerapan aduan, penambahbaikan).
   2. Aset yang ada End of Production perlu dirancang penggantian/alternatif.
   3. Pemeriksaan berkala dengan merujuk kepada jadual penyelenggaraan yang sudah dipersetujui atau berdasarkan penggunaan atau best industry practice.

---