QUESTION 1
Contract costing is done when the companies first prepare the price during participation in the project tender. For direct negotiation project, the costing Is done prior to sending the proposal to client. There were few factors required when preparing the costing and budget.
Briefly explain five (5) factors to consider when preparing the costing and budget.
a) Manpower Cost (5 Marks)
Adalah penting untuk memastikan bahawa faktor yang betul digunakan apabila mengira kos tenaga kerja kerana kos adalah salah satu yang utama kos dalam Kontrak Pengurusan Fasiliti.
i. Kos Tenaga Kerja Langsung – Merupakan upah yang dibayar kepada pekerja yang terlibat secara langsung dalam proses pengeluaran produk atau penyediaan perkhidmatan. Contohnya termasuk gaji operator mesin dan tukang jahit. Kos ini biasanya berubah mengikut jumlah pengeluaran dan dianggap sebagai kos berubah.
ii. Kos Tenaga Kerja Tidak Langsung – Merangkumi upah kepada pekerja yang tidak terlibat secara langsung dalam pengeluaran tetapi menyokong proses tersebut, seperti penyelia, pengurus kilang, dan pekerja pembersihan. Kos ini dianggap sebagai sebahagian daripada kos overhed dan biasanya bersifat tetap.
iii. Keuntungan Syarikat: Mengurus kos tenaga kerja dengan berkesan dapat meningkatkan margin keuntungan syarikat.
iv. Daya Saing: Syarikat yang mampu mengawal kos tenaga kerja dapat menawarkan harga yang lebih kompetitif di pasaran.
v. Perancangan Sumber Manusia: Memahami struktur kos tenaga kerja membantu dalam merancang pengambilan pekerja dan latihan yang diperlukan.
b) Specialist Contractor Cost (5 Marks)
Kontraktor Khusus ialah kontraktor yang mesti diambil dalam Kontrak Pengurusan Fasiliti cth. Lif, UPS, kontraktor penyelenggaraan eskalator dan lain-lain.
i. Syarikat harus mendapatkan sebut harga yang sesuai untuk kerja yang akan dilakukan semasa proses tender.
ii. Bilangan peralatan yang perlu diselenggara dan bilangan penyelenggaraan yang perlu dilakukan mestilah tepat.
iii. Anggaran Fi profesional seperti arkitek (8% – 15% daripada kos pembinaan), jurutera (6% – 12%), dan juruukur tanah (2% – 4%)
iv. Anggaran kos kontraktor khusus mengikut jenis kerja juga dipengaruhi berdasarkan lokasi kerja.
v. Selain itu spesifikasi projek (bahan dan material) juga memainkan peranan penting dalam penentuan kos Kontraktor Khusus ini.
c) Materials and Ad-Hoc Services Cost (5 Marks)
Ia penting untuk syarikat untuk melakukan lawatan tapak untuk memastikan keadaan
bangunan dan jenis infrastruktur yang terdapat di kemudahan untuk diuruskan. Ini akan membantu dalam menentukan jumlah bahan dan perkhidmatan ad-hoc yang digunakan dalam kemudahan tersebut. Kos material dan perkhidmatan ad-hoc boleh diuruskan dengan cara;
i. Perancangan Awal: Rancang keperluan material dan perkhidmatan ad-hoc sejak awal untuk mengelakkan kos tambahan yang tidak dijangka.
ii. Dapatkan Sebut Harga: Sentiasa dapatkan sebut harga daripada beberapa pembekal atau kontraktor untuk memastikan harga yang kompetitif.
iii. Beli Secara Pukal: Membeli bahan binaan dalam kuantiti besar boleh memberikan diskaun dan mengurangkan kos penghantaran.
iv. Kualiti Bahan: Pilih bahan binaan yang berkualiti tinggi untuk memastikan ketahanan dan mengurangkan kos penyelenggaraan jangka panjang.
v. Pemantauan Kos: Sentiasa memantau perbelanjaan untuk memastikan projek pembinaan berjalan mengikut bajet yang ditetapkan.
d) Machineries, Plants, Tools & Equipment Cost (5 Marks)
Kos bagi mesin, loji, alatan dan peralatan yang digunakan untuk menjalankan Perkhidmatan FM. Pertimbangan sama ada untuk mengupah atau memiliki mesin, loji, alatan dan peralatan akan memberi impak kepada anggaran kos. Antara faktor yang memepengaruhi adalah seperti berikut;
i. Lokasi Projek: Kawasan bandar seperti Kuala Lumpur dan Selangor mungkin mempunyai kos sewaan yang lebih tinggi berbanding kawasan luar bandar.
ii. Tempoh Sewa: Sewaan jangka panjang biasanya menawarkan kadar yang lebih rendah berbanding sewaan jangka pendek.
iii. Ketersediaan Peralatan: Permintaan tinggi terhadap peralatan tertentu boleh menyebabkan kenaikan harga sewaan.
iv. Kos Pengangkutan: Kos untuk menghantar dan mengambil peralatan dari tapak projek turut mempengaruhi jumlah keseluruhan.
v. Penyelenggaraan Berkala: Peralatan yang digunakan di tapak ada kos penyelenggaraan dan perlu diselenggara dengan baik untuk mengelakkan kos tambahan akibat kerosakan.
e) Main Contractor’s Profit & Overhead (5 Marks)
Perbelanjaan yang ditanggung dalam mengawal dan mengarahkan organisasi, tetapi tidak secara langsung boleh dikenal pasti dengan operasi pembiayaan, pemasaran atau pengeluaran. Beberapa faktor yang mempengaruhi kos overhed dan kadar keuntungan kontraktor termasuk:
i. Saiz dan Struktur Organisasi: Syarikat yang lebih besar mungkin mempunyai kos overhed yang lebih tinggi disebabkan oleh struktur organisasi yang kompleks.
ii. Jenis dan Kompleksiti Projek: Projek yang lebih kompleks memerlukan lebih banyak sumber dan pengurusan, yang boleh meningkatkan kos overhed dan justifikasi untuk kadar keuntungan yang lebih tinggi.
iii. Lokasi Projek: Projek di kawasan bandar utama mungkin melibatkan kos operasi yang lebih tinggi.
iv. Keupayaan Teknologi dan Inovasi: Penggunaan teknologi canggih boleh meningkatkan kecekapan tetapi memerlukan pelaburan awal yang tinggi.
v. Gunakan Khidmat Perunding Profesional: Melibatkan perunding kuantiti atau pengurus projek untuk menilai kewajaran kos yang dicadangkan.
QUESTION 2
Budget management procedures are required to ensure the project is completed within the approved budget. As the price in the contract has been agreed upon, the Contractor must ensure that monthly monitoring is done to track the budget and timeline. Budget monitoring ensures that resources are used for their intended purposes and are properly accounted for.
a) Briefly explain two leading causes for Contract failure. Note: Any related in your field of experiences. (10 Marks)
b) List five (5) principles of effective process of budgeting. ( 15 Marks)
QUESTION 3
Change order or also popularly known as variation orders sometimes need to be issued by a Client or upon request from a FM Contractor or his sub-contractors.
a) Briefly explain the term of ‘variations’ in any contract. Note: Any related In your field of experiences. (5 Marks)
Pelarasan kuantiti dalam pembinaan menyebabkan kerja lebih atau kurang daripada yang dirancang pada mulanya mungkin diperlukan disebabkan oleh keadaan tapak, penambahbaikan reka bentuk atau ralat pengukuran
b) Briefly explain three (3) things that affect the Contract Sum In variation orders. Note: Any related In your field of experiences. (15 Marks)
- Tambahan, peninggalan atau penggantian perkhidmatan
- Skop kerja kontraktor adalah untuk memasukkan kerja kalis air namun, disebabkan ketidakcekapan dan kekurangan pengalaman, kerja kalis air perlu diserahkan kepada kontraktor lain yang pakar dalam skop kerja.
- Perubahan disebabkan oleh sifat kemudahan, tapak atau pengedaran kawasan pengguna
- Seorang arkitek menukar pemilihan bahan yang lebih tinggi dari segi harga dan kualiti daripada yang dinyatakan dalam Jumlah Kontrak kerana pemilihan bahan sebelumnya tidak sesuai untuk sifat keadaan tapak atau ruang tertentu itu.
- Tukar kepada keperluan kerajaan mengenai skop perkhidmatan
- Selepas satu tempoh masa dalam tempoh pembinaan, kerajaan memperkenalkan akta yang memerlukan untuk membayangkan segera. Sebagai contoh, kontraktor mesti mengambil sekurang-kurangnya 1 orang yang kompeten sebagai pakar alam sekitar untuk projek bernilai minimum RM5,000,001 dan ke atas.
c) Before any request of Issuance of variation order by the Contractor, the FSO (Facilities Superintending Officers) shall measure and evaluate each request in accordance with the few rules. Briefly explain one (1) rule that FSO will accept It as variation order (5 Marks)
Kadar yang dinyatakan hendaklah digunakan sebagai rujukan untuk kerja yang berbeza sifat atau dijalankan dalam keadaan yang berbeza. Setakat yang munasabah, kadar ini akan dikenakan. Walau bagaimanapun, jika ia tidak boleh digunakan secara adil, penilaian yang sesuai akan ditentukan oleh FSO.
QUESTION 4
Should there be variations/changes in the scope of FM services and/or maintenance works;
Describe five (5) roles of FM executive. (25 Marks)
Sekiranya terdapat variasi/perubahan dalam skop perkhidmatan FM dan/atau kerja penyelenggaraan, eksekutif FM hendaklah:-
1. Kenal pasti skop variasi/perubahan susunan mengikut kontrak/perjanjian;
i. Tempoh Kontrak Masih Berjalan: Arahan perubahan kerja mesti dikeluarkan semasa tempoh kontrak masih berkuat kuasa, kecuali dibenarkan di bawah syarat-syarat kontrak.
ii. Tidak Menukar Skop Kerja Asal Secara Ketara: Perubahan tidak boleh mengubah sebahagian besar skop kerja asal.
iii. Pelaksanaan di Tapak Bina Kontrak: Bagi kerja tambahan, pelaksanaannya hendaklah di tapak bina kontrak.
iv. Kerja Gantian dalam Skop Kontrak Asal: Perubahan bagi kerja gantian mestilah dalam skop kontrak asal, dan kerja asal yang digantikan hendaklah dapat dikenal pasti dalam kerja-kerja gantian tersebut.
v. Kelulusan dan Peruntukan Mencukupi: Sebelum mengeluarkan arahan perubahan kerja, pegawai yang bertanggungjawab hendaklah memastikan kerja tersebut benar-benar perlu, terdapat peruntukan yang mencukupi, dan kelulusan diperoleh daripada pihak berkuasa yang berkenaan.
2. Buat pengesahan yang diperlukan dengan mengemukakan notis bertulis (jika tukar perintah/tertib variasi berikan secara lisan).Mengikuti prosedur pengesahan bertulis adalah penting untuk;
i. Memastikan semua arahan perubahan kerja direkodkan secara rasmi.
ii. Mengelakkan pertikaian mengenai skop kerja dan kos tambahan.
iii. Menjadi asas untuk tuntutan bayaran tambahan atau lanjutan masa, jika berkenaan.
iv. Dokumentasi yang bersesuaian hendaklah dikepilkan sekali dalam pengesahan bertulis tersebut.
v. Perbincangan/mesyuarat hendaklah diadakan dan diminitkan sebelum mengemukakan pengesahan.
3. Nilaikan kos pesanan variasi/ubah mengikut peruntukan dalam kontrak/perjanjian tersebut.
i. Kadar Harga Kontrak: Jika kerja tambahan serupa dengan kerja dalam kontrak asal, kadar harga yang sama digunakan.
ii. Kadar Pro-rata: Digunakan jika kerja serupa tetapi dilaksanakan dalam keadaan yang berbeza.
iii. Kadar Harga Saksama (Fair Rates): Jika tiada kadar dalam kontrak, kadar baru yang saksama ditentukan dan dinyatakan dengan jelas.
iv. Kadar Harga Kerja Harian (Daywork Rates): Digunakan untuk kerja yang tidak dapat diukur atau dinilai sewajarnya. Kontraktor perlu mengemukakan baucar bayaran, resit, buku gaji, dan catatan masa untuk disahkan dalam tempoh tujuh (7) hari selepas pelaksanaan kerja.
v. Perubahan Skop Besar: Jika perubahan kerja melibatkan tambahan kos yang tinggi atau perubahan skop yang ketara, ia bukan lagi tergolong dalam skop asal kerja kontrak dan memerlukan satu pelaksanaan kontrak yang berasingan.
4. Menjalankan analisis implikasi kewangan dan dokumen kompilasi untuk penyerahan dan pengesahan Pengurus FM.
i. Laksanakan pengukuran terperinci terhadap kerja tambahan atau perubahan yang diarahkan.
ii. Gunakan kaedah penilaian yang sesuai seperti kadar harga kontrak sedia ada, kadar pro-rata, kadar harga saksama, atau kadar kerja harian, bergantung kepada kesesuaian dan peruntukan dalam kontrak.
iii. Sediakan anggaran kos yang merangkumi kos bahan dan buruh tambahan, kos jentera dan peralatan, kos overhed dan keuntungan kontraktor, kos pengurusan fasiliti tambahan jika berkaitan
iv. Pastikan anggaran ini disokong dengan dokumen sokongan seperti sebut harga, resit, atau kadar pasaran semasa.
v. Semak sama ada terdapat peruntukan kewangan yang mencukupi untuk menampung kos tambahan. Jika perlu, mohon kelulusan peruntukan tambahan daripada pihak berkuasa yang berkenaan.
5. Lakukan penyerahan yang perlu kepada pelanggan/majikan untuk kelulusan sebelum sebarang perintah perubahan/variasi kerja dilaksanakan. Berikut adalah langkah-langkah yang disarankan berdasarkan garis panduan kontrak dan amalan terbaik;
i. Langkah 1: Penyediaan Dokumen Permohonan Perubahan Kerja
ii. Langkah 2: Penyerahan Permohonan kepada Pelanggan/Majikan
iii. Langkah 3: Mendapatkan Kelulusan Bertulis
iv. Langkah 4: Larangan Melaksanakan Kerja Tanpa Kelulusan
v. Langkah 5: Memastikan semua perubahan kerja mendapat kelulusan bertulis sebelum pelaksanaan adalah penting untuk menjaga integriti kontrak dan mengelakkan sebarang isu undang-undang atau kewangan di masa hadapan.