QUESTION 1
The five (5) step process human resource plan guide you to develop a successful human resource plan that is aligned with your organisation’s business objective.
Briefly explain all steps successful human resource plan by sequence. (25 Marks)
Turutan Rancangan Sumber Manusia/Human Resource Plan (HRP) adalah seperti berikut:
Langkah 1: Semak Matlamat Perusahaan.
i. Menilai sama ada terdapat, kapasiti yang mencukupi, termasuk kemahiran yang bersesuaian, kecekapan yang memadai, dan sumber manusia yang dapat menyokong objektif yang hendak dicapai.
ii. Mengenalpasti keperluan kepada tenaga kerja yang mahir untuk masa hadapan menyokong hala tuju syarikat.
iii. Menentukan sumber yang diperlukan dari segi peralatan dan kemudahan yang bakal diaplikasi untuk masa hadapan.
iv. Menentukan keperluan bajet yang bersesuaian untuk mencapai objektif semasa syarikat.
v. Mendapatkan kelulusan pihak pengurusan bagi semua cadangan penambahbaikan bagi Rancangan Sumber Manusia.
Langkah 2: Imbas Persekitaran.
i. Mengkaji dan mentafsir secara sistematik peristiwa luaran dan dalaman, faktor dan keadaan yang berkemungkinan mempunyai kesan kepada organisasi.
ii. Sentiasa dalam lingkungan untuk mengambil kira teknologi semasa yang boleh diaplikasi.
iii. Trend penggajian semasa dan keperluan perundangan yang ditetapkan oleh pihak berkuasa.
iv. Kos tambahan kepada keperluan kakitangan yang bersesuaian dengan lokasi projek pada masa hadapan.
v. Syarat asas dalam dokumen tender dan prasyarat yang perlu dipenuhi untuk kelayakan.
Langkah 3: Kenalpasti Jurang.
i. Analisis jurang akan membantu mengenal pasti bidang yang diperlukan perhatian dan memberikan keutamaan yang sesuai kepada strategi dalam langkah seterusnya dalam proses perancangan.
ii. Halangan dalam bentuk bebanan kerja yang berlebihan perlu diberi penekanan agar kakitangan rasa tidak terlalu terbeban dengan tugasan yang diberikan.
iii. Pengetahuan dan skil tambahan yang diperlukan perlulah diberi latihan secara konsisten agar tidak terkebelakang dengan teknologi semasa.
iv. Dokumentasi semua manual kerja yang kritikal agar ada panduan yang khusus untuk pelaksanaan hasil kerja yang terbaik.
v. Sebarang perkara yang menghalang keberkesanan Rancangan Sumber Manusia hendaklah disenaraikan dan dijalankan analisis untuk melancarkan semua rencana yang dirancang.
Langkah 4: Membangunkan Rancangan.
i. Melibatkan penetapan keutamaan Sumber Manusia untuk membantu mencapai
matlamat perniagaan dan membangunkan keseluruhan strategi pengurusan sumber manusia untuk menutup jurang yang dikenalpasti.
ii. Semua rancangan hendaklah diletakkan masa bila hendak dilaksanakan dan sumber yang diperlukan untuk mencapai rancangan tersebut.
iii. Pelan rancangan hendaklah dibentangkan kepada pihak pengurusan bagi mendapatkan padangan terutamanya untuk sebarang penambahbaikan.
iv. Kenalpasti kakitangan yang berpotensi untuk disesuaikan dengan Rancangan Sumber Manusia.
v. Kelulusan kepada pelan rancangan hendaklah diperolehi sebelum dilaksanakan.
Langkah 5: Ukur Kemajuan.
i. Memantau prestasi sumber manusia adalah satu bahagian penting dalam menilai kemajuan yang dicapai berdasarkan keutamaan sekaligus memudahkan organisasi untuk memperbaikinya prestasi keseluruhan.
ii. Semua pelan yang dijalankan hendaklah diselaraskan pemantauan kemajuan.
iii. Memastikan pelan Rancangan Sumber Manusia tetap kekal dengan matlamat syarikat dan objektif yang hendak dicapai.
iv. Prestasi kakitangan dan peralatan yang diperoleh boleh dibuat perbandingan sebelum dan selepas.
v. Bentangkan laporan kemajuan kepada pihak syarikat dari masa ke semasa untuk makluman dan rekod prestasi.
QUESTION 2
An environmental scan is a process by which you systematically examine and interpret external and internal events, factors and conditions likely to have an impact on your organisation. A good understanding of these elements will also help to clarify how the organisation will evolve in the future.
Identify five (5) benefits of environmental scan. (25 Marks)
Imbasan Persekitaran adalah satu proses yang mengkaji dan mentafsir secara sistematik peristiwa luaran dan dalaman, faktor dan keadaan yang berkemungkinan mempunyai kesan kepada organisasi.
Proses ini dapat membantu seperti berikut:
1. Unjuran Kekurangan
i. Rancang untuk unjuran kekurangan dalam set kemahiran atau tahap sumber.
ii. Anggaran bajet boleh ditentukan dalam fasa ini.
iii. Mengambilkira saiz pertumbuhan syarikat untuk memenuhi kekurangan yang ada.
iv. Mengenalpasti potensi setiap kakitangan untuk kemahiran tambahan individu.
v. Mengenalpasti sumber yang ada potensi untuk mendukung setiap kekurangan yang dikenalpasti.
2. Penambahbaikan
i. Kenal pasti peluang untuk penambahbaikan.
ii. Pelan perancangan boleh dibina dari awal mengambilkira imbasan persekitaran yang dijalankan.
iii. Menetapkan target capaian untuk setiap pelaksanaan perancangan.
iv. Mengenalpasti individu yang bersesuaian untuk melengkapkan perancangan.
v. Manambahbaik pelan perancangan dari semasa ke semasa berdasarkan perkembangan persekitaran.
3. Isu Luaran dan Dalaman
i. Kenal pasti dan jangkakan isu luaran dan dalaman yang boleh menjejaskan tempat kerja dan tenaga kerja untuk mencapai objektif perniagaannya.
ii. Ada sumber yang tidak perlu dibangunkan secara dalaman dan membolehkan syarikat fokus pada objektif syarikat.
iii. Keperluan perundangan hendaklah diambilkira bagi setiap tindakan yang bakal dirancang.
iv. Isu berkaitan tenaga kerja hendaklah diberi penekanan khusus memandangan skop Pengurusan Fasiliti berkait rapat dengan pemantauan berkala.
v. Ambil kira adaptasi teknologi dalam perkembangan semasa industri.
4. Risiko Yang Berkaitan
i. Menilai risiko yang berkaitan dan membangunkan strategi untuk mengurangkan risiko.
ii. Penilaian risiko hendaklah merangkumi segala aspek yang boleh memberi kesan langsung atau tidak langsung kepada organisasi.
iii. Risiko yang disenaraikan boleh dikelaskan kepada serius dan kurang serius. Ambil tindakan segera kepada risiko yang serius.
iv. Pantau risiko tidak serius secara berkala.
v. Ambil nasihat pakar sekiranya risiko berpotensi yang dikenalpasti memerlukan kemahiran teknikal khusus.
5. Menarik, Mengekalkan, dan Membangunkan Kecekapan
i. Wujudkan persekitaran kerja yang akan membantu menarik, mengekalkan dan membangunkan pekerja yang cekap dan terlibat.
ii. Setiap tindakan yang diambil oleh syarikat hendaklah dibincangkan bersama agar meliputi keseluruhan organisasi.
iii. Ambil kira kecenderungan industri dari semasa ke semasa agar tidak ketinggalan dengan isu semasa.
iv. Keperluan kakitangan yang diperlukan untuk kecekapan kerja sentiasa diambil maklum dan ditingkatkan.
v. Memperkenalkan imbuhan kepada setiap kejayaan yang dicapai melalui ukuran prestasi/kemajuan syarikat dan individu.
QUESTION 3
The Technical staff has been preforming for the last 3 years.
In order for him to be promoted to the executive level, formulate the scope of training to be emphasized. (25 Marks)
QUESTION 4
For freshly graduate executive in facility management staff, on the job training is the best cost effective training technique and method.
Discuss three (3) advantages and three (3) disadvantages. Provide one (1) example. (25 Marks)
Latihan Semasa Bekerja (On the Job Training) digunakan di tempat kerja semasa pekerja sedang bekerja. Kaedah latihan semasa bekerja adalah seperti berikut:
i. Giliran Kerja – kakitangan ditempatkan pada pekerjaan yang berbeza secara bergilir-gilir di tempat mereka mempelajari pelbagai jenis pekerjaan dari pelbagai jabatan. Objektifnya adalah untuk memberi kesedaran menyeluruh tentang pekerjaan jabatan yang berbeza.
ii. Job Coaching – seorang pekerja yang berpengalaman boleh memberikan pembentangan secara lisan kepada terangkan perkara-perkara kecil pekerjaan itu.
iii. Mentor – Diberikan oleh pengurus atau jurulatih dalaman, yang terkenal dalam tugas seharian mereka. Latihan adalah berdasarkan kaedah latihan satu-satu di mana pengurus atau jurulatih dianggap sebagai mentor yang membimbing pelatih dalam situasi kesukaran.
iii. Arahan Kerja – ia mungkin terdiri daripada arahan atau arahan untuk melaksanakan
tugas atau fungsi tertentu. Ia mungkin dalam bentuk pesanan atau langkah untuk
melaksanakan sesuatu tugas.
iv. Perantisan – umumnya graduan baru diletakkan di bawah mereka yang berpengalaman
pekerja untuk mempelajari fungsi pekerjaan.
A. KELEBIHAN Latihan Semasa Kerja:
i. Ia secara langsung dalam konteks pekerjaan
ii. Ia selalunya tidak formal dan keadaan latihan yang lebih selesa
iii. Mungkin berkesan kerana ia adalah pembelajaran melalui pengalaman
iv. Kos efektif dan selalunya lebih murah
v. Pelatih bermotivasi tinggi untuk menimba pengetahuan kerana terus di tempat bertugas
vi. Ia bebas daripada situasi kelas satu hala dan tanpa sesi interaktif
B. KELEMAHAN Latihan Dalam Kerja:
i. Jurulatih mungkin tidak cukup berpengalaman untuk melatih
ii. Mungkin tidak teratur secara sistematik
iii. Program yang dijalankan dengan buruk boleh menimbulkan bahaya keselamatan
iv. Cara pengendalian dalam kerja yang telah diamalkan mungkin berbeza dengan skop operasi yang sepatutnya
v. Sebarang kesilapan akan terkesan terus kepada hasil kerja yang dijalankan.
vi. Terlalu banyak maklumat mungkin menjadikan kakitangan kurang fokus kepada objektif sebenar latihan semasa kerja.
Contoh; Semasa latihan di tempat kerja , semua perkara diselia di bawah jurulatih atau pekerja kanan yang membimbing sepanjang program latihan dan memberikan maklum balas mengikut prestasi. Maklum balas ini sangat berharga, kerana ia diberikan oleh seseorang yang sudah mempunyai pengalaman langsung dan pengetahuan tentang alat dan teknik. Mengumpul maklum balas semasa latihan adalah amalan yang baik, kerana ia akan membantu meningkatkan kemahiran.