(KA) Module 5 – Communication Monitoring

QUESTION 1
The ability to communicate effectively with stakeholders such as clients, facility users, superiors, colleagues, and staff is essential. FM Executives in the digital age must know how to effectively convey and receive messages in person as well as via the phone, email, various software, digital applications and social media. Communication skills need to be developed and demonstrated effectively in all process at all levels of Interactions.
List down five (5) skills of effective communication skills. (25 Marks)
  1. Kemahiran Mendengar
    1. Pendengar yang baik adalah salah satu cara terbaik untuk menjadi seorang yang baik komunikator.
    2. Jika anda bukan pendengar yang baik, ia akan menjadi sukar untuk memahami apa yang anda diminta lakukan.
    3. Pendengar aktif – adalah kaedah untuk lebih memahami apa yang orang lain cuba lakukan katakan
    4. Mendengar secara aktif melibatkan memberi perhatian yang teliti kepada apa yang orang lain berkata, bertanya soalan yang menjelaskan, dan menguraikan semula apa yang orang itu katakan untuk memastikan pemahaman dan bertindak balas dengan sewajarnya.
    5. Jangan berkomunikasi dengan seseorang yang hanya mengambil berat tentang meletakkan ideanya dan tidak mengambil masa untuk mendengar orang lain.
  2. Komuninaksi Bukan Verbal
    1. Komunikasi bukan lisan merangkumi bahasa badan, mata sentuhan, gerak isyarat tangan dan nada semuanya mewarnai mesej anda cuba sampaikan
    2. Sikap santai dan terbuka (tangan terbuka, kaki santai), dan nada yang mesra akan membuatkan anda kelihatan mudah didekati, dan akan menggalakkan orang lain bercakap secara terbuka dengan anda.
    3. Sentiasa memberi perhatian kepada isyarat bukan lisan orang lain semasa anda bercakap.
    4. Selalunya, isyarat bukan lisan menyampaikan bagaimana seseorang itu sebenarnya perasaan.
    5. Sebagai contoh, jika orang itu tidak memandang mata anda, dia mungkin tidak selesa atau menyembunyikan kebenaran.
  3. Kejelasan dan Ketepatan
    1. Komunikasi yang baik bermakna mengatakan cukup – jangan bercakap banyak atau terlalu sedikit.
    2. Cuba sampaikan mesej dalam beberapa perkataan sahaja.
    3. Sebutkan apa yang dimahukan dengan jelas dan terus, sama ada bercakap dengan seseorang secara peribadi, melalui telefon atau melalui emel.
    4. Jika terlalu banyak berbasa-basi, pendengar mungkin akan menolak maksud keliru apa yang dimahukan.
    5. Fikirkan tentang butir penting sebelum bercakap; ini akan membantu untuk mengelakkan bercakap secara berlebihan dan/atau mengelirukan semua.
  4. Kemesraan
    1. Dengan nada mesra, soalan peribadi, atau sekadar senyuman, akan menggalakkan rakan sekerja dan pelanggan untuk terlibat dalam komunikasi terbuka dan jujur.
    2. Adalah penting untuk bersikap baik dan komunikasi dengan sopan di tempat kerja, sama ada secara bersemuka atau komunikasi bertulis.
    3. Peribadikan e-mel anda kepada pelanggan, rakan sekerja dan/atau pekerja. Sebagai contoh, “Selamat berhujung minggu” pada permulaan e-mel pada cuti hari minggu membuat penerima merasa lebih dihargai.
    4. Panggil dengan salutasi hormat untuk merasa dihargai dan dihormati.
    5. Semakin mesra hubungan, semakin selesa untuk berkomunikasi dan lebih hormat-menghormati antara satu dengan lain dalam persekitaran kerja.
  5. Meyakinkan
    1. Penting untuk yakin dalam berinteraksi dengan orang lain.
    2. Yakin menunjukkan pelanggan dan rakan sekerja percaya pada apa yang dikatakan dan akan mengikutinya.
    3. Serlahkan keyakinan seperti bertentang mata atau berbual dengan nada tegas tetapi mesra.
    4. Elakkan membuat kenyataan yang berbunyi seperti soalan.
    5. Berhati-hati supaya tidak terdengar sombong atau agresif. Pastikan sentiasa mendengar dan berempati (memahami emosi) orang lain.
  6. Memahami Emosi (Empaty)
    • Walaupun tidak bersetuju dengan pelanggan, majikan atau rakan sekerja (sub-ordinat atau atasan), adalah penting untuk memahami dan menghormati pandangan. Menggunakan frasa semudah “Saya sudah ambil maklum…” menunjukkan bahawa maklumat sudah diterima dan pendapat mereka dihormati.
  7. Berfikiran Terbuka
    • Seorang komunikator yang baik harus memasuki sebarang perbualan dengan fleksibel, fikiran terbuka. Bersikap terbuka untuk mendengar dan memahami pandangan orang lain, bukannya sekadar mendapatkan mesej anda di seberang. Dengan bersedia untuk mengadakan dialog, walaupun dengan orang yang anda tidak bersetuju, anda akan dapat mempunyai perbualan yang lebih jujur ​​dan produktif.
  8. Hormat
    • Orang akan lebih terbuka untuk berkomunikasi jika rasa dihormati. Memanggil nama seseorang, bersemuka, dan secara aktif mendengar akan rasa dihargai. Semasa berbual melalui telefon, elakkan gangguan dan kekal fokus pada perbualan. Sampaikan rasa hormat melalui e-mel dengan meluangkan masa untuk membina ayat yang ditulis dengan baik.
  9. Maklumbalas/Respon
    • Memberi dan menerima maklum balas dengan sewajarnya adalah satu kemahiran komunikasi yang penting. Eksekutif dan penyelia FM seharusnya memberikan maklumbalas yang berkesan, sama ada melalui e-mel, panggilan telefon dan mesej mudah alih atau melalui kemas kini status kerja harian/mingguan.
QUESTION 2
Meeting room set-up style selection should promote conducive and convenient to the type of the event. The room venue, layout and the table set-up must confirm with the number of attendants and suitable for the type of discussion being planned for. As the FM Executive, you must be able to set up a proper meeting venue based on the meeting purpose. Choose meeting room that is not too large or too small adequate with the congregation needs.
Explain round table and classroom style procedure.  (25 Marks)
QUESTION 3
There’re many kinds and types of project meetings, and sometimes it’s hard to give a comprehensive project meeting definition that could cover all the aspects of the event.
List five (5) types of meeting. (25 Marks)
  1. Mesyuarat Projek FM/Mesyuarat Permulaan (FM Project Meeting/Kick Off Meeting)
    1. Mesyuarat yang diadakan di permulaan projek FM (atau fasa khususnya). Objektif mesyuarat ini antara lain adalah;
    2. Memastikan setiap orang yang terlibat dalam penyampaian projek memahami dengan jelas objektif, prosedur dan rancangan.
    3. Ia bertujuan untuk menyediakan maklumat awal dan pengenalan yang baru untuk mengerahkan pasukan FM kepada pihak berkepentingan.
    4. Sebagai permulaan rasmi proses pembinaan pasukan apabila Eksekutif FM membantu Pengurus FM dan ketua pasukan untuk membentangkan aktiviti untuk membina pasukan dan latihan.
    5. Mesyuarat jenis ini kadangkala juga dianjurkan dan dijalankan dalam bentuk bengkel.
  2. Mesyuarat Berkala Semakan Projek (Regular Review Project Meeting) Mesyuarat berkala semakan projek adalah mesyuarat yang paling kerap boleh dianjurkan dan dijalankan berkali-kali semasa perjalanan proses pelaksanaan projek FM. Mesyuarat ini boleh digunakan sebagai medan untuk membincangkan;
    1. Status projek FM dan aktiviti harian mengenai pelaporan ringkasan pihak berkepentingan.
    2. Penyata skop projek FM, kemajuan kerja khas dan kemas kini.
    3. Pelaporan risiko atau insiden dan item tindakannya yang berkaitan dengan kemudahan.
    4. Langkah dan pelaporan prestasi FM.
    5. Semakan rancangan kerja yang diramalkan dan semakan invois bulanan dan justifikasi tuntutan.
  3. Taklimat Keselamatan (Safety Briefing)
    1. Mesyuarat taklimat keselamatan dianjurkan dan dijalankan di peringkat proses pelaksanaan projek FM.
    2. Mesyuarat mungkin dijadualkan untuk pelbagai jenis aktiviti perkhidmatan atau proses yang bertujuan untuk mematuhi keperluan pengurusan keselamatan di kawasan kerja seperti:
    3. Menilai dan mengurangkan bahaya fizikal yang berkaitan dengan hari ke hari aktiviti berkenaan pengguna dan pemilik kemudahan
    4. Menilai dan mengurangkan bahaya fizikal yang berkaitan dengan hari ke hari aktiviti berkenaan pasukan FM
    5. Menilai dan mengurangkan bahaya fizikal yang berkaitan kepada pihak ketiga seperti subkontraktor, vendor, pelawat dan orang ramai
  4. Mesyuarat Semakan Kumpulan (Group Review Meeting)
    1. Tujuan mesyuarat ini adalah dokumentasi untuk menyemak atau menentukan keputusan akhir hasil sebelum penyerahan seperti cadangan, laporan, senarai kecacatan dan sebagainya.
    2. Mesyuarat ini adalah sebagai sebahagian dari rekod:
    3. Pengulas meneliti bahan baris demi baris
    4. Di mana-mana talian, semua isu dibangkitkan
    5. Perbincangan berikut untuk mengenal pasti sama ada kecacatan atau semakan diperlukan
  5. Mesyarat Perancangan Projek (Project Planning Meeting)
    1. Semakan kemajuan projek tertentu mengikut jadual.
    2. Ruang untuk mengemaskini pelan tindakan supaya ianya bersesuaian dengan keadaan semasa.
    3. Mengenal pasti kebergantungan kefungsian ataupun sumber yang saling berkaitan
    4. Mendapatkan pendapat sekiranya ada sesuatu perkara yang tidak pasti berdasarkan kepakaran dan bidang tertentu.
    5. Mengenalpasti risiko yang boleh memberikan impak pada projek dan pelan mitigasi/pemulihan sekiranya berlaku.
  6. Mesyuarat Isu Semasa (Issues Meeting)
    1. Mesyuarat tergempar yang dianjurkan khusus untuk menangani sebarang isu kritikal timbul yang menjejaskan operasi.
  7. Sesi Soal Jawab (QA Session)
    1. Mesyuarat ini diadakan untuk menangani isu yang berkaitan dengan sasaran objektif dan kualiti, memantau pencapaian dan semakan tetap perintah kerja yang mungkin luar dari skop.
QUESTION 4
A scribe or a minute taker must be appointed to ensure all discussed items are recorded. In most case, as FM Executive, you may be tasked to do this. Ensure all decisions that the group makes are complete with follow-up action plans of what will be done by whom, and when and how these activities will be measured.
List down all the steps and explain procedure to prepare minutes of meeting. (25 Marks)
Scroll to top