(KA) Module 4 – Finance Administration

QUESTION 1
Companies create plenty of financial documents, so you need to know which ones are most important to fundamental analysis.
Briefly explain four (4) key financial statements that you need to know.  (25 Marks)
  1. Pernyataan yang komprehensif
    1. Jenis penyata komprehensif termasuk penyata pendapatan, akaun untung rugi, penyata pendapatan komprehensif
    2. Untuk mengetahui berapa banyak hasil yang diperoleh syarikat, dan berapa banyak yang disimpan dalam keuntungan selepas ditolak semua kosnya.
    3. Juga dikenali sebagai penyata untung rugi, penyata pendapatan merangkumi semua aliran untuk perniagaan dalam tempoh 12 bulan.
    4. Hasil (wang yang masuk) dan perbelanjaan (wang yang dikeluarkan kepada semua vendor dan penyedia perkhidmatan dalam syarikat) disenaraikan dalam penyata kewangan jenis ini.
    5. Ia juga menunjukkan perbezaan antara hasil dan perbelanjaan. Sebagai eksekutif pengurusan kemudahan, kami perlu memahami perbelanjaan yang sebahagian anda daripada proses Pengurusan Fasiliti menyumbang. Ini akan memberi kita gambaran yang jelas tentang kesan yang boleh kita lakukan terhadap keuntungan keseluruhan perniagaan teras.
  2. Kedudukan kewangan
    1. Kita boleh mengetahui kedudukan kewangan perniagaan melalui kunci kira-kira atau penyata.
    2. Lembaran imbangan menunjukkan aset dan liabiliti pada satu masa, biasanya pada penghujung tahun fiskal. Aset ialah semua perkara yang dimiliki oleh perniagaan, seperti akaun cek, sebarang hartanah yang dipegang dan belum terima yang akan dikutip daripada pelanggan. Ini semua adalah sumbangan positif kepada kunci kira-kira.
    3. Di hujung kunci kira-kira yang lain ialah liabiliti dan ekuiti. Menambah ekuiti dan liabiliti menjadikan jumlah aset.
    4. Apa-apa yang terhutang kepada seseorang dianggap sebagai komponen liabiliti. Sebagai contoh, jika anda mempunyai 30 hari bil pada buku yang anda berhutang kepada vendor anda atau sebarang wang yang anda berhutang dengan pelanggan anda dalam deposit yang dipegang pada kunci kira-kira, ini adalah liabiliti.
    5. Ekuiti ialah komponen perniagaan yang disumbangkan oleh pemegang saham atau pemilik harta untuk membiayai aset. Ekuiti sering dirujuk sebagai saham. Dalam cara lain, ekuiti ialah cara untuk pemegang saham memperoleh kepentingan dalam prestasi dan pertumbuhan syarikat.
  3. Penyata aliran tunai
    1. Juga dikenali sebagai penyata aliran tunai ialah penyata kewangan yang menjejaki pergerakan tunai sebenar, memberikan gambaran yang jelas tentang kecairan dan nadi kewangannya. Ia memberi tumpuan kepada aliran masuk dan keluar tunai sebenar, membantu pihak berkepentingan menilai keupayaan syarikat untuk mengekalkan operasi, melabur dalam pertumbuhan dan mengurus obligasi.
    2. Ramai pelabur memulakan analisis asas mereka dengan penyata pendapatan dan kunci kira-kira. Walau bagaimanapun, penyata aliran tunai adalah sama kritikal kerana ia tertakluk kepada kurang herotan daripada peraturan perakaunan.
    3. Terdiri daripada tiga bahagian utama iaitu aktiviti operasi, pelaburan dan pembiayaan.
    4. Terdapat dua kaedah untuk menyediakan penyata aliran tunai. Langsung dan tidak langsung.
    5. Dengan menganalisis penyata aliran tunai boleh membantu eksekutif pengurusan kemudahan untuk mengenal pasti arah aliran kewangan dan masalah yang berpotensi dan membantu untuk memulakan pelan mitigasi.
  4. Perubahan dalam ekuiti
    1. Penyata Perubahan dalam Ekuiti ialah penyata kewangan yang menyelaraskan baki pembukaan dan penutupan ekuiti dalam syarikat dalam tempoh pelaporan tertentu.
    2. Ia memberikan pandangan tentang cara pelbagai urus niaga dan peristiwa telah menjejaskan ekuiti syarikat, yang penting bagi pihak berkepentingan untuk memahami kesihatan kewangan dan prestasi perniagaan.
    3. Ia tidak dianggap sebagai bahagian penting dalam penyata kewangan bulanan, dan begitu juga dengan kemungkinan besar semua penyata kewangan tidak akan dikeluarkan. Walau bagaimanapun, ia adalah bahagian biasa dalam penyata kewangan tahunan.
    4. Komponen utama Change Equity ialah imbangan pembukaan ekuiti, pendapatan bersih, dividen yang dibayar, perubahan lain seperti pelarasan untuk perubahan dalam polisi perakaunan dan sebarang terbitan atau penebusan saham, dan baki penutup ekuiti.
    5. Penyata bermula dengan baki ekuiti permulaan, dan kemudian menambah atau menolak item seperti keuntungan dan pembayaran dividen untuk mencapai baki akhir.
QUESTION 2
We all make hundreds of decisions each day. Most of these decisions are quite simple and have few consequences. Some are complex and have long-term effects on our personal and financial situations.
Elaborate procedure for steps 1, 2 & 3 of the financial planning process.  (25 Marks)
QUESTION 3
Supplier performance measures are a tool to determine whether the supplier is doing their work as expected. What is expected of the supplier should be as described in the supply contract or statement of work, specification, service level agreement or KPls – or a mixture of some of these.
Briefly explain what is effective supplier performance monitoring? (25 Marks)
Antara aspek yang boleh dilihat untuk menilai prestasi pembekal adalah seperti berikut;
  1. Penghantaran
    1. Ketepatan – Penghantaran yang jelas dan mengikut pada waktu (masa/tarikh) yang telah ditetapkan adalah penting bagi memastikan ketersediaan untuk kerja yang sedang berjalan.
    2. Kuantiti – Ketepatan kuantiti diperlukan bagi memastikan tiada pembaziran masa untuk menunggu sekiranya barang yang dipesan tidak mencukupi
    3. Kualiti – Kualiti penghantaran yang dijanjikan haruslah bertepatan dan dipersetujui oleh kedua-dua belah pihak supaya barang yang diterima sempurna dari segala sudut
    4. Dokumentasi – Dokumentasi seperti Penghantaran Pesanan (Delivery Order) disediakan sebelum barang dihantar dapat memastikan penerima bersedia untuk menerima bahan bekalan apabila waktunya tiba
    5. Tindakbalas – Sekiranya ada keperluan yang mendesak dan memerlukan bekalan dengan segera, pembekal yang berkeupayaan akan dapat menyelesaikan isu tersebut dengan mudah.
  2. Harga
    1. Yang Kompetitif – Harga yang berpatutan adalah punca kuasa bagi penilaian pembekal yang baik.
    2. Daya Saing – Pembelian dengan kuantiti pukal boleh dijalankan dengan segera dan stok sentiasa mencukupi.
    3. Kestabilan – Pembekal haruslah stabil dari segi urusan bisnes dan kewangan bagi memudahkan proses bekalan dijalankan dengan efektif.
    4. Diskaun – Bagi pelanggan yang sudah lama berurusan, tawaran diskaun boleh dilihat sebagai kayu ukur kesetiaan pelanggan dihargai.
    5. Harga Pengenalan – Untuk produk baharu, harga pengenalan yang baik dapat memberikan nilai tambah kepada penilaian pembekal.
  3. Khidmat Pelanggan
    1. Pematuhan – Syarikat pembekal yang baik adalah yang mematuhi terma dan syarat kontrak yang sudah dipersetujui dan ditandatangani bersama.
    2. Wakil Syarikat – Pengurus Akaun (Account Manager) mewakili syarikat pembekal yang berkualiti dan memudahkan urusan akan menjadi nilai tambah kepada penilaian pembekal.
    3. Maklumbalas – Siasatan dari pembekal juga boleh dipanjangkan kepada pengilang untuk mengetahui prestasi semasa pembekal bersama pengilang.
    4. Latihan – Menawarkan latihan kepada pelanggan berkaitan produk yang dibawa sebagai nilai tambah menunjukkan pembekal berpengetahuan penuh dan yakin dengan produk yang dibawa mereka.
    5. Kecekapan – Khidmat Pelanggan yang cekap dapat membantu sekiranya terdapat sebarang pertanyaan berkaitan produk yang dibekalkan.
  4. Sokongan
    1. Sebelum/Selepas Jualan – Prestasi bekalan boleh diukur dengan kualiti perkhidmatan sokongan sebelum dan selepas jualan.
    2. Teknikal – Pembekal yang dapat memberikan khidmat nasihat berkaitan keperluan teknikal dengan tepat dapat membantu Unit Perolehan dan Unit Teknikal untuk melakukan unjuran perancangan kerja dengan baik.
    3. Polisi – Pembekal yang ada polisi, menyatakan polisi dan mematuhi polisi yang telah ditetapkan menunjukkan mereka akan komited dan berkomitmen terhadapat tugasan yang diberikan
    4. Sistem Kualiti – Pembekal dengan Sistem Kualiti yang diiktiraf menunjukkan proses mereka selalu diaudit oleh badan yang bertauliah membuktikan pematuhan kepada prosedur yang ditetapkan
    5. Sistem Tiket – Bagi setiap pertanyaan, pembekal dengan sistem tiket atas talian (melalui laman web/panggilan telefon) memudahkan pelanggan untuk merujuk kepada isu yang sedang dirujuk di lain masa.
  5. Produk
    1. Spesifikasi – Spesifikasi produk yang ditawarkan dan dibekalkan ada banyak dan dapat disesuaikan dengan keperluan (kos, spesifikasi) yang hendak digunakan.
    2. Kebolehpercayaan – Bekalan yang dihantar mudah untuk dipesan semula, dan sekiranya memerlukan alat ganti, ianya sentiasa tersedia.
    3. Kualiti – Kualiti produk yang dihantar sentiasa dalam keadaan terbaik dan ada jaminan dari pembekal mengikut terma dan syarat.
    4. Dokumentasi – Dokumentasi lengkap berkaitan produk memudahkan penilaian pembekal dilakukan, selain itu dari sudut penguatkuasaan perundangan, ianya memudahkan pendaftaran dengan pihak berwajib (peralatan jentera berat, bekalan bahan kimia pembersihan, dll)
    5. Pembungkusan – Produk dengan pembungkusan yang selamat memudahkan pengurusan pemindahan untuk digunakan, atau penyimpanan apabila sampai ke destinasi
QUESTION 4
Progress claim is use to disburse payment to the contractor on an agreed regular basis for payment on work completed. In FM industry, progress claim normally prepared on monthly basis.
In facilities management, the invoice is prepared based on Schedule of Payment in the Contract. Invoice for variation order shall be prepared separately from the monthly invoice.
There are several types of progress claim. Explain all types of progress claim. (25 Marks)
Berikut adalah jenis tuntutan dalam indusri pengurusan fasiliti;
  1. Bayaran Pendahuluan (Advance Claim)
    1. Ada kontrak yang membenarkan bayaran pendahuluan dengan syarat yang ditetapkan. Antara syaratnya adalah;
      1. Memulangkan SST (Surat Setuju Terima) yang dilengkapkan sewajarnya (bersama Bon Pelaksanaan, Polisi Insurans, resit premium yang dibayar) oleh kontraktor
      2. Menyediakan Bank Guarantee (BG) sama dengan nilai pendahuluan bayaran.
  2. Bayaran Kemajuan (Progress Claim)
    1. Kontraktor menyerahkan invois bulanan bersama dengan Jadual Bayaran Interim dan perlu diperakui apabila bayaran hendak dijalankan. Dokumen yang akan dihantar sekali adalah seperti;
      1. Sijil Jadual Bayaran Interim (Schedule Interim Payment Certificate)
      2. Laporan prestasi kontraktor setiap kali tuntutan bayaran dilakukan
  3. Tuntutan Pesanan Variasi (Variation Order Claim)
    1. Permintaan dari pelanggan (dengan kelulusan rasmi) terhadap kerja-kerja yang luar dari skop asal kerja, kualiti atau kuantiti perkhidmatan mengikut kontrak. Invois berasingan diperlukan untuk tuntutan pesanan variasi, dan jenisnya seperti berikut;
      1. Tuntutan Kerugian dan Perbelanjaan – faktor luaran yang memaksa kontraktor menanggung perbelanjaan melebihi kontrak asal (contoh: kenaikan gaji minum, percukaian pada perkhidmatan dan barangan, dll)
      2. Tuntutan Turun Naik Harga – faktor luaran yang memaksa kontraktor menanggung perbelanjaan melebihi kontrak asal (contoh: kenaikan harga barang secara global, tukaran nilai matawang semasa)
  4. Tuntutan Perubahan Dalam Skop (Changes in Scope Claim)
    1. Skop kerja berubah selepas kontrak ditandatangani. Antara faktor yang membenarkan tuntutan ini adalah;
      1. Perubahan dalam keperluan pemilik atau keadaan tapak yang tidak dijangka
      2. Pertaturan atau undang-undang baharu
  5. Tuntutan Penamatan (Termination Claim)
    1. Wujud apabila satu pihak menamatkan kontrak sebelum ianya selesai. Punca penamatan antaranya pelanggaran kontrak, kegagalan memenuhi syarat, atau faktor lain. Dokumen kontrak yang jelas dan terperinci diperlukan untuk menyelesaikan secara proaktif. Kesan tuntutan penamatan adalah seperti berikut
      1. Kerugian kewangan yang besar untuk pemilik dan kontraktor
      2. Kredibiliti pemilik dan kontraktor akan tercalar
Scroll to top