(KA) Module 3 – Leadership & Strategy Implementation

1. Perancangan Strategik
   1. Pengurusan tertinggi merancang pencapaian jangka pendek dan jangka panjang.
   2. Menyediakan hala tuju/visi untuk syarikat dan kakitangan secara menyeluruh kepada organisasi.
2. Perancangan Taktikal
   1. Langkah/aktiviti untuk menjayakan perancangan strategik yang boleh dilaksanakan dan hasil usaha yang boleh diukur.
   2. Fokus kepada operasi teras dan yang bersandarkan kepada matlamat dan objektif organisasi.
3. Perancangan Operasi
   1. Pelan operasi dan juga bajet belanjawan dijana dari langkah/aktiviti yang direncanakan/dijalankan untuk mencapai hala tuju/visi yang ditetapkan oleh organisasi.
   2. Mengenalpasti pelan operasi yang bersesuaian sekaligus menyatakan sumber dan apa yang diperlukan untuk menjayakannya.

Perbezaan di antara Perancangan Strategik, Perancangan Taktikal, dan Perancangan Operasi

Perancangan Strategik

1. Analisis keadaan sedia ada.
2. Organisasi memerlukan kenyataan yang menghubungkan Pengurusan Fasiliti dengan strategi
3. Analisis Jurang
4. Cadangan untuk ruang atau bangunan baharu
5. Unjuran kos kemudahan atau analisis kos kitaran hayat
6. Analisis kapasiti dan cadangan penggunaan

Perancangan Taktikal

1. Pelan fizikal khusus tapak untuk bangunan
2. Infrastruktur dan sistem dalam tapak
3. Estetika bangunan dan kawasan
4. Pelan berperingkat untuk membina
5. Anggaran pembinaan
6. Penilaian kejuruteraan

Perancangan Operasi

1. Jadual atau rancangan penyelenggaraan
2. Pelan Operasi
3. Pelan lantai bangunan atau pelan susun
4. Reka bentuk atau konfigurasi seni bina
5. Belanjawan mengurus
6. Pelan lantai atau carta penghunian

Dari segi pengurusan fasiliti, keperluan dan jangkaan pelanggan terhadap perkhidmatan yang diberikan adalah keutamaan untuk memastikan perancangan strategik yang berkesan. Semua maklumat hendaklah dikumpulkan dalam fasa ini dah pihak pengurusan akan menentukan keabsahan kepada setiap maklumat yang diperolehi agar setiap isu dapat diselesaikan.

Setelah semua maklumat diperolehi, perancangan taktikal diperlukan untuk meletakkan keutamaan kepada setiap maklumat yang diperolehi daripada pelanggan. Penyelesaian hendaklah disusun kepada paling kritikal sebagai keutamaan (melibatkan nyawa dan perundangan) dan seterusnya. Setiap cadangan pembetulan dan penambahbaikan akan ditentukan dalam fasa ini dengan mengambilkira kesesuaian cadangan dengan situasi semasa.

Untuk pelaksanaan, perancangan operasi akan mengambil kira anggaran kos bagi setiap cadangan pembetulan dan penambahbaikan yang akan dijalankan. Bajet operasi akan ditentukan supaya selaras dengan perancangan strategik dan juga perancangan taktikal yang disarankan bagi tujuan aktiviti yang dirancang.

---

1. Mendapatkan pelan strategik dari Pengurus Fasiliti.
   1. Pernyataan Misi – mengenalpasti isu yang perlu untuk diselesaikan
   2. Matlamat dan objektif – hala tuju dan keputusan yang hendak dicapai
   3. Skop Perkhidmatan – memastikan tugasan tersebut termaktub dalam kontrak
   4. Senario Strategik dan Analisis Situasi – menjelaskan situasi semasa dan impak yang boleh berlaku sebelum kerja dimulakan
   5. Peruntukan Sumber – penetapan sumber seperti kos, kakitangan, alatan yang dibenarkan
2. Menyesuaikan skop perkhidmatan dengan pelan strategik.
   1. Menjelaskan Skop Perkhidmatan – skop perkhidmatan hendaklah sejajar dengan visi dan misi organisasi.
   2. Tujuan Pelan Strategik – semua kerja-kerja yang dilakukan hendaklah berpandukan pelan strategik yang telah ditetapkan
   3. Objektif Rancangan – memastikan perancangan yang dijalankan mencapai objektif
   4. Skop Strategi Perkhidmatan – penyelesaikan yang dicadangkan berkaitan dengan kontrak
   5. Nilai Kepada Organisasi – masalah yang diselesaikan diambil kira nilainya untuk semua pihak
3. Menyediakan pelan taktikal dan tugasan berdasarkan skop perkhidmatan.
   1. Maklum Dengan Skop dan Tanggungjawab – menjelaskan semua pihak berkaitan tanggungjawab masing-masing
   2. Ambil Kira Penyelesaian Yang Ada – menyenaraikan semua cara penyelesaian masalah dan memilih yang paling realistik dan boleh dicapai
   3. Pelan Taktikal Konsisten Dengan Pelan Strategik – memastikan cara penyelesaian bersesuaian dengan hala tuju syarikat.
   4. Penetapan Sumber dan Masa – memastikan semua keperluan untuk penyelesaian masalah tersedia dan bersedia untuk digunakan.
   5. Nyatakan Keperluan Tenaga Kerja – jenis tenaga kerja yang bersesuaian dengan kemahiran hendaklah ditetapkan bagi memastikan tiada gangguan semasa kerja penyelesaian sedang dijalankan.
4. Mengenalpasti keperluan sumber yang bersesuaian dengan aktiviti berdasarkan pelan taktikal
   1. Tindakan Yang Diperlukan Untuk Menyelesaikan Tugasan – memadankan sumber yang ada dengan keadaan dan situasi semasa.
   2. Penilaian Keperluan Sumber – menilai sumber sedia ada dan bersedia dengan pelan tindakan jangka pende sekiranya ada sebarang isu semasa kerja sedang dijalankan.
   3. Menetapkan Pasukan – membahagikan pasukan dan tugasan agar semuanya teratur, aman, dan terkendali.
   4. Medium Komunikasi – menyediakan platform komunikasi setempat yang boleh dicapai oleh semua yang terlibat (emel, aplikasi sembang, borang berkaitan)
   5. Pemantauan Yang Berterusan – pemantauan yang efektif hendaklah selalu dilakukan sepanjang kerja sedang berjalan.
5. Menjalankan tugasan mengikut pelan operasi menggunakan pelan taktikal dan sumber yang ditetapkan tanpa mengabaikan pelan strategik/objektif.
   1. Memahami dan Mengambilkira Isu dan Masalah Pelanggan – memahami keadaan terkini dan isu yang sedang ditangani dari semasa ke semasa dari pandangan pelanggan/pengadu.
   2. Membangunkan Gabungan Kakitangan dan Kontraktor
   3. Komunikasi Berkesan dengan Pengurusan Kanan – memaklumkan setiap perkembangan dan memohon kebenaran khusus sekiranya terdapat sebarang perubahan.
   4. Menyediakan Pelaporan – laporan dalam bentuk dokumentasi untuk kerja yang dijalankan (progress report) sehingga siap (complete report and handover) hendaklah disediakan bagi tujuan makluman kepada semua pihak.
   5. Mendapatkan Kebenaran dan Pengesahan Bagi Setiap Perubahan Pelan Taktikal Yang Memberi Kesan Kepada Pelan Operasi – sekiranya terdapat keperluan untuk perubahan dari segi spesifikasi yang telah dipersetujui, hendaklah mendapatkan kebenaran bertulis dari pihak yang menilai dan meluluskan pelan taktikal sebelum kerja diteruskan.

---